【ルール入門】教室と展覧会の台帳を整える作品データ

作品データと台帳の関係をそろえる

目的の明確化（探しやすさと引き継ぎやすさ）

まず、命名は見た目のきれいさより「目的」に沿うことが大切です。目的は主に、素早く探せること、共同で間違いにくいこと、引き継ぎが容易なことの３点です。検索は「並び順」と「唯一の手がかり」が整っているほど速くなります。そこで日付はISO 8601＝国際的な日付表記ルール（YYYY-MM-DD）にそろえ、識別子は重複しない台帳ID（ユニークID＝他と被らない鍵）を必ず含めます。さらに、作者名やタイトル短縮、カット種別などは識別の補助として使います。誰が見ても同じ解釈になるように、用語や略号は定義して、最初に小さなサンプルで試し、迷いが出る箇所を洗い出しておくと、あとで大量修正を避けられます。

台帳マスターとファイル名キーの役割分担

台帳（マスター＝基準となる一覧）は情報の「本体」、ファイル名は検索やリンクの「鍵」と考えます。台帳には正式タイトル、作者名、制作年、技法、サイズ、出品履歴などの詳しい項目を置き、ファイル名は最小限の要素で重複なく一意にします。実務では台帳の主キー（Key＝ひも付けの基準）を「台帳ID」とし、ファイル名の先頭に置くのが安全です。たとえば「012345-2025-09-02-OVR-001.jpg」のように、台帳ID→日付→カット→連番の順に整えると、一覧表示でも自然に並びます。EXIF＝撮影データやIPTC＝画像に埋め込む説明文は補助情報として活用しつつ、検索の要はファイル名と台帳の一致に置くと、運用が安定します。

命名ルールの基本設計

必須要素と任意要素の決め方（台帳項目ベース）

命名要素は「必須（ないと探せない）」と「任意（あると便利）」に分け、台帳の項目から逆算して選びます。必須は台帳IDと日付、カット種別の３点を推奨します。これで「いつ・どの作品・どのカット」が即座に分かります。任意は、作者名の略記やタイトル短縮、作品内の連番、版（v番号＝修正回数）、用途（PRN＝印刷用／WEB＝公開用）などです。入れすぎると長くなり、パス上限や共有トラブルの原因になるため、用途を絞って２～３要素に留めると扱いやすくなります。迷ったら、台帳上で代替可能な情報はファイル名から削り、台帳で持てない情報だけをファイル名に残す、と考えると整理しやすいです。

区切り記号と順序の決め方（読みやすさと並び順）

区切り記号は「ハイフン（-）」を基本にし、単語の固まりを強調したいときだけアンダースコア（_）を使うと読みやすくなります。空白は意図せず消える・置換されることがあるため避けます。順序は並び替えやすさを優先し、先頭に台帳ID、その次に日付を置きます。続いてカット種別や連番、必要に応じて作者名略記やタイトル短縮、最後に用途や版を置きます。数字はゼロ埋め（001のように先頭を0で満たす）にして桁を固定すると、OSやソフトが違っても安定して並びます。将来の拡張を見据え、要素の種類は増やさず「値のバリエーション」で表現するのが、長く保守しやすい設計です。

連番・日付・版・派生データの設計

連番（ゼロ埋め）と重複防止の基本

同じ作品で複数カットを扱う場合は、カット種別で大別し、さらに連番で順序を固定します。たとえば「012345-2025-09-02-DET-001.jpg」「…-DET-002.jpg」のように、3桁でゼロ埋めすると最大999まで統一できます。別日追加の写真でも、日付が異なれば自然に並び替えられるため、無理に既存番号へ割り込ませる必要はありません。重複防止には、台帳ID＋日付＋カット＋連番の組み合わせを「原則一意」とし、同じ条件で修正が発生したら版（v番号）で区別します。リネームの一括処理前には必ずバックアップを取り、作業ログ（何を何に変えたか）を簡単にメモしておくと、やり直しが安全です。

日付（ISO 8601）と版管理（v番号）、派生データ（用途）の使い分け

日付はISO 8601（YYYY-MM-DD）に統一すると、OSやクラウド上でも期待どおりに並びます。撮影日と登録日が別の場合は、ファイル名は登録日、撮影日は台帳やEXIF＝撮影データで保持すると矛盾が減ります。版は「v01→v02→v03…」と上げ、上書きではなく別名で保存します。派生データは用途で区別します。印刷用は「PRN」、Web公開用は「WEB」とし、必要に応じて長辺の画素数や色空間（RGB／CMYK＝色の表現方式）を末尾に加えます。例として「012345-2025-09-02-OVR-001-v02-WEB-L1600.jpg」や「012345-2025-09-02-OVR-001-v02-PRN.tif」のように表すと、閲覧者は目的に合うファイルを迷わず選べます。用途ラベルは将来の変更に強く、台帳の列とも対応づけやすいのでおすすめです。

運用手順・チェックリスト（最長ブロック）

準備（台帳とフォルダの下ごしらえ）

運用を安定させる近道は、最初の下ごしらえです。台帳（マスター＝基準一覧）では「台帳ID」「登録日」「カット種別」「連番」「版」「用途」「元データの場所」を最小セットとして用意します。台帳IDは6桁ゼロ埋め、登録日はISO 8601＝国際的日付表記（YYYY-MM-DD）で統一します。カットはOVR＝全体、DET＝部分、FRM＝額装、SIG＝署名などの略号を定義し、台帳の備考に定義表を残します。フォルダは役割ごとに浅く分けます。例として「00_master（台帳）／10_raw（原本）／20_work（作業中）／30_out_WEB（公開用）／30_out_PRN（印刷用）」のように階層を固定し、日付と台帳IDの順でサブフォルダを作ると、一覧でも迷いません。バックアップは3-2-1＝同じデータを3つ・2種類の媒体・1つは別拠点を目安にします。外付けHDDとクラウドの併用や、週1回の世代保存（過去の状態を残すやり方）を決めると、事故時の復旧が速くなります。

取り込み～命名～保存の作業手順

取り込みは、まず「10_raw」に日付フォルダを作ってまとめます。この段階では元名（IMG_1234など）を触らず、そのまま保管します。次に、台帳IDが決まっているものから順に「20_work」へコピーし、命名を行います。命名は「台帳ID-登録日-カット-連番[-v番号][-用途][-長辺].拡張子」を基本形とし、必要な要素だけを使います。例：「012345-2025-09-02-DET-001-v02-WEB-L1600.jpg」。ここでのポイントは、上書きではなく別名保存に徹することです。色調整やトリミングを重ねる作業ファイル（PSD＝画像編集用形式など）は「20_work」に置き、書き出し（エクスポート）した成果物だけを「30_out_WEB／30_out_PRN」に送ります。最後に、台帳の「元データの場所」列へ保存先を記録し、命名と保管のズレを防ぎます。小規模な教室なら1回の作業で10件単位、中規模の展覧会なら50件単位など、処理の単位もあらかじめ決めておくと、抜け漏れが減ります。

一括リネームと検証の具体ステップ

一括リネームは便利ですが、事故の影響も大きい作業です。必ずコピー側で試し、原本には触れないことを前提にします。手順は次のとおりです。まず、10件だけをサンプルにして想定のパターンで試行します。このとき、正規表現＝文字列の規則指定や置換機能を使う場合は、ハイフン1つを2つに増やしてみるなど、わざと異常を起こし、戻せるか確認します。次に、命名後の検証観点を決めます。「先頭の桁数が固定か（台帳ID6桁・連番3桁）」「禁止文字を含んでいないか」「連番の欠番・重複がないか」「拡張子が小文字で統一されているか」「ファイル名の長さが上限内か」。最後に、作業ログを残します。ファイル名の変更履歴を「rename_log_YYYYMMDD.txt」に簡潔に記し、失敗時はこのログを見ながら旧名へロールバック（元に戻す）します。重複検出は、まずサイズ一致で目星を付け、必要に応じてハッシュ＝ファイルの指紋で最終確認すると確実です。

OS差異と避けたい文字（一覧表あり）

禁止・非推奨文字の基本と考え方

共同作業では、WindowsとmacOSの両方で安全に扱える名前にそろえると、共有トラブルが激減します。Windowsでは「\ / : * ? ” < > |」が禁止で、先頭や末尾の空白・末尾のドットも不可です。予約語（CON、PRN、AUX、NUL、COM1～COM9、LPT1～LPT9）も避けます。macOSは許容範囲が広いものの、クラウド同期や他ソフトとの連携で問題化しやすいため、どちらでも安全な最小公倍数の文字セットに合わせるのが実務的です。基本は「半角英数・ハイフン・アンダースコア」だけを使い、空白は使わず、和文は台帳側またはメタデータ（IPTC＝画像に埋める説明情報）で保持します。どうしても和文を入れる場合は、表記ゆれ（旧字・機種依存文字）を避けるため、ローマ字略記を併記すると検索しやすくなります。拡張子は小文字（jpg、tif、png）に統一し、大文字小文字の違いで別物と判断される環境差を回避します。

文字種・全角半角・長さ制限の実務ルール

並び順の崩れや同期エラーの多くは、全角半角の混在と長すぎる名前に起因します。数字は半角、ハイフンは1個、連続した区切りは避け、記号の乱用をやめるだけで、検索性が大きく向上します。ファイル名は50文字以内、フォルダと合わせたパスは180文字以内を目安にすると、多くの環境で安定します。括弧は使えますが、置換時に誤爆しやすいので最小限にし、どうしても必要な場合は丸括弧「()」だけに統一します。波ダッシュ（〜）とチルダ（~）の混在は別文字と判定されることがあるため、どちらも避け、意味をハイフンで表現します。末尾のドットや空白は不可（Windows）なので、書き出し時のテンプレートで自動的に付かないよう確認します。下の一覧を参考に、命名規則の定義書にそのまま転記して運用を始めると、チーム全体で迷いが減ります。

対応運用：例外処理・引き継ぎ・教育

例外ケースの扱い（撮影種別・スキャン・動画・PDF）

現場では、写真以外のデータ混在や特別な事情が頻繁に起こります。まず、スキャン画像は撮影と区別できる略号を設けます。たとえば「SCN」をカット種別の一種として扱い、「012345-2025-09-02-SCN-001.tif」のように表します。複数ページの資料はページ番号を末尾に付け、「-p001」「-p002」のように3桁固定にすると整然と並びます。PDFは編集用（作業途中）と配布用（閲覧用）を区別し、用途ラベルで「WRK＝作業用」「DST＝配布用」と明記します。OCR＝文字の自動読み取りを行う版は「v番号」で区別し、検索性の向上と復元の両立を図ります。動画は「VID」を先頭か用途位置に置き、「012345-2025-09-02-VID-001.mp4」のようにします。代表静止画（サムネイル＝一覧用の小さい画像）は対応する動画名に「-THM」を付け、「…-VID-001-THM.jpg」とし、台帳で動画と相互参照できるようにします。印刷用とWeb用の派生データはこれまでどおり「PRN／WEB」で区別し、印刷の目安は300dpi（解像度＝画像の細かさ）以上、Webは長辺をL1600など固定表記にすると、依頼先が変わっても誤解が起きにくくなります。例外は増やしすぎず、既存の要素の値で表現できないかを先に検討するのが、命名規則を長く保つコツです。

引き継ぎ・教育の進め方（テンプレートとチェック運用）

規則は作って終わりではなく、誰が使っても同じ結果になる「運用」に落とし込むことが大切です。新任担当者には、まず台帳の主キー（台帳ID）と日付の意義を説明し、続けて命名の基本形を声に出して読み上げる練習から始めます。最初の実習は10件だけに限定し、命名→検証→ログ記録までをひと回し行います。週次で30分のレビュー時間を取り、誤りの傾向を共有します。KPI＝重要指標は「検索完了までの中央値（秒）」「重複・欠番の件数（件／週）」「ロールバック回数（件／月）」のように、作業に直結するものが管理しやすいです。下のテンプレートは、そのまま配布資料に転記して使えます。

実務では、テンプレートの「{ }」を台帳の列名と一致させると、連携が自然になります。命名支援シート（簡易フォーム）を用意し、ID・日付・カット・連番を入力すると自動でファイル名が出る仕組みにしておくと、熟練度に依存しない品質を保てます。月末には「禁止文字の混入」「拡張子の大小文字」「長過ぎる名前」の3観点で棚卸し（監査）を行い、違反例は次月の教育素材に再利用します。

まとめ

この記事では、台帳を情報の本体、ファイル名を検索の鍵として役割分担し、台帳IDと日付、カット、連番を核にした最小構成を提案しました。運用では、原本を触らない・ゼロ埋めで整列・用途と版を末尾で区別、という原則を守るだけで、検索と引き継ぎの速度が目に見えて向上します。例外は値のバリエーションで吸収し、規則の種類を増やしすぎないことが長期安定の秘訣です。最後に、定期的な監査と短時間のレビュー（週30分）を習慣化し、誤りを教育コンテンツ化することで、少人数の現場でも着実に品質を上げられます。

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