美術データ運用基本！失敗しない「3-2-1バックアップ 」

はじめに、企業のアーカイブ管理者や教室のデータ担当、自宅の作品データを守りたい方へお伝えします。撮影画像やスキャン資料が増えるほど、「最小構成は何か」「整理と命名の基本は」「遠隔（オフサイト）保管をどう実現するか」といった不安が出やすいです。本記事では、3-2-1 バックアップ（コピーを3つ、保存先2種類、1つは遠隔）を軸に、判断基準・手順・チェックの順でやさしく整理します。読み終えるころには、容量見積りや保存形式、フォルダ構成、復元テストまでを自分の現場に合わせて設計できる状態を目指します。

基本設計―3-2-1の適用と要件定義

まず、3-2-1 バックアップは「データの複製を3つ」「保存先は2種類（例：外付けとクラウド）」「1つは遠隔（別拠点や別クラウド地域）」という考え方です。ここで大切なのは、順番に決めることです。①何を守るか（対象データ）②どの品質で残すか（解像度＝画像の細かさやファイル形式）③どれだけの期間残すか（保管期間）④どこに置くか（保存先の組み合わせ）⑤どう点検するか（復元テスト）です。はじめから完璧を狙うより、最小構成で動かし、四半期ごとに見直す方が現実的です。RAID（同時書き込みの冗長化＝機器故障への備え）とバックアップ（別媒体への複製）は役割が違う点も押さえます。RAIDは可用性の向上であり、誤削除やランサムウェアには弱いため、別媒体・別拠点の複製が必要という位置づけが目安です。

対象データの棚卸しと優先度決定

棚卸しは、現場の実物とフォルダの両面から行います。作品写真、展示記録、作品台帳、同意書、授業配布物、広報素材など、種別ごとに「再取得の難易度」「利用頻度」「法的・契約上の必要性」「公開予定の有無」を基準に優先度を付けます。たとえば原本が一点物の書画写真は再撮影が困難なので優先度は高、SNS用に再出力できる広報JPEGは相対的に中、といった具合です。年間の増分も把握します。例として、作品撮影が年間2,000枚、展示記録が年間500枚、スキャン資料が年間2,000頁と見積もれば、必要な総容量や作業時間のイメージが持てます。棚卸し結果は作品台帳やスプレッドシートに「作品ID」「種別」「最終版の所在」「公開可否」「担当」を記録し、優先度は高・中・低の3段階で始めると運用しやすいです。ここでの狙いは、守るべき核（マスター）と後回しにできる派生物（閲覧用）を分け、以後の判断を楽にすることです。

容量見積りと保管期間の基準

容量は「1件あたりのサイズ×件数×バージョン数（履歴）」で概算します。24MPのRAWは1枚あたり約30〜50MB、TIFF（16bit）は約80〜120MB、展示用JPEGは約3〜6MB、テキスト中心のPDFは1頁あたり約1〜3MBが一つの目安です。年間増分をかけ、さらに安全率として2〜3年分の伸びを見込むと、機器の選定がぶれにくくなります。保管期間は、①永年（作品マスター、台帳、同意書）②5年（展示記録、制作プロセス）③2年（広報派生物）のように段階化すると、更新や削除の判断がしやすくなります。保管期間を決める際は、契約・規程・助成事業の要件も確認し、迷う場合は長めに設定して四半期レビューで短縮可否を検討する流れが実務的です。以下は、要件定義時に参照しやすい早見表です。

データ整理―ファイル形式・フォルダ・台帳

3-2-1の効果を高めるには、データを「主（保存用マスター）」「従（閲覧・配布用）」に分ける設計が有効です。ファイル形式の選択、命名規則、フォルダ構成、作品台帳の連携までを一体で決めると、後工程（検索・共有・復元）で迷いません。ここでは、現場投入しやすい最小ルールから始め、必要に応じて細分化する考え方を示します。メタデータ（付帯情報）は撮影日、作者、作品名、サイズ、利用許諾の所在など、後で効く項目を優先して記録します。特別なシステムがなくても、表計算ソフトと一貫した命名で十分に運用可能です。

ファイル形式の主従（保存用・閲覧用）と命名

保存用マスターはRAWまたはTIFF（非圧縮または可逆圧縮）を基本とし、色校や再出力に耐える品質を確保します。閲覧・配布用はJPEGまたはPNG、PDFを用途別に作成します。こうして「マスターを触らず、閲覧用を増やす」運用にすると、誤編集や画質劣化を防ぎやすくなります。命名は「作品ID_作品名_制作年_版_通番_最終更新日」のように情報を左から重要度順に並べ、半角英数字とアンダースコアで統一します。例：「A000123_白い花_2019_v2_001_2025-05-12.tif」。日付はYYYY-MM-DDで揃えると並び替えが安定します。派生物は末尾に用途を付記します。例：「…_web.jpg」「…_print.pdf」。同名上書きを防ぐため、版（v1、v2）と通番（001、002）を分け、最終版の所在は作品台帳の「最終版」欄で一元管理します。これにより、復元時に「どれが正？」で混乱するリスクを下げられます。

フォルダ構成と作品台帳のひも付け手順

フォルダは上位から「コレクション（案件・年度）」→「01_Master（保存用）／02_Working（編集中）／03_Derived（閲覧用）／99_Archive（凍結）」と番号で秩序を持たせます。各作品には「作品ID」のサブフォルダを設け、マスターは「01_Master」、派生物は「03_Derived」に分けます。作品台帳には「作品ID」「作者」「作品名」「制作年」「技法」「サイズ」「公開可否」「同意書ID」「最終版ファイル名」「保存先パス」を記録します。ひも付けの手順は、①新規作品にIDを採番（例：A000123）②「01_Master」にマスターを配置③同名ルールで派生物を作成し「03_Derived」へ④台帳の「最終版」「保存先パス」を更新⑤四半期ごとに台帳↔実ファイルの突合せ、という流れです。サムネール用の小サイズ画像を台帳と同じ階層に置けば検索や確認が迅速になります。命名規則と台帳の整合性が保たれていれば、バックアップ先が増えても参照の軸がぶれません。

保存先の設計―機器・クラウド・構成例

保存先は「速さ」「壊れにくさ」「持ち出しやすさ」「費用」「運用の手間」を天びんにかけて選びます。まず、外付けHDDは容量単価が低く長期保管に向きますが、落下衝撃や経年劣化には注意が必要です。外付けSSDは読み書きが速く持ち運びが容易ですが、同容量あたりの費用は高めです。NAS（ネットワーク接続ストレージ＝複数人で使える共有ストレージ）は自動バックアップやスナップショット（ある時点の写し）に対応しやすく、教室や小規模チームの常設拠点に適します。クラウド（インターネット上の保管）はオフサイト（離れた場所）要件を満たしやすく、バージョン管理やアクセス制御と相性が良いです。3‑2‑1を満たすための最小構成は、たとえば「外付けHDD×2＋クラウド」や「NAS＋USB外付けHDD＋クラウド」です。企業アーカイブでは、NASの内部冗長化（RAID＝同時書き込みの冗長化、※バックアップではない）を可用性向上として用い、別媒体・別拠点の複製で誤削除や災害に備えるのが基本線です。特殊な長期保存にはLTO（磁気テープ＝長期保管向け媒体）もありますが、導入・運用の手間が増えるため、まずはNASとクラウドの併用から始めると無理がありません。

外付けHDD・SSD・NAS・クラウドの選定基準

選定では、用途と増分（毎月どれだけ増えるか）を基準にします。個人や教室で週あたり数十GB増える程度なら、外付けHDDを「マスター保管」、SSDを「現場持ち出し・作業用」に使い分けると安全です。教室・小規模チームで同時編集が多いなら、NASに「共有・履歴・自動バックアップ」を任せ、USB接続の外付けHDDへ「定期コピー」を加えると、機器故障と誤操作の両面をカバーしやすいです。クラウドは「同期型（常に同じ内容に揃える）」「バックアップ型（世代管理＝過去版を残す）」のどちらに強いかがサービス差になります。世代管理が得意なサービスは、ランサムウェア対策や誤削除からの復元で有利です。オブジェクトストレージ（大量データ向けの保管形式）は低頻度アクセスの料金が安価な階層を選べることが多く、長期保管コストの見通しを立てやすいです。加えて、暗号化（読み出しに鍵が必要）やMFA（多要素認証＝確認コードなどを併用）を基本設定にして、紛失・盗難時の被害を抑えます。最終的な目安として、①現場の速さはSSDやNASのキャッシュで確保、②大容量とコストはHDDで、③災害・盗難にはクラウドでと役割分担すると判断が楽になります。

オフサイトの実現と自動化の考え方

オフサイトは「別建物・別地域・別管理者」のいずれかを満たすほど強くなります。もっとも手軽なのはクラウドを週次または日次でバックアップ型に送る方法です。同期だけでは誤削除が連鎖しやすいので、バックアップ側は世代管理を有効化し、保持期間を「日次は14日、週次は8週、月次は12か月」といった階層で設定します。NASを持つ場合は、スナップショットを日次で取得し、深夜帯にクラウドへ送ると復元点が増えて安心です。転送量が大きいときは、現場で「差分（前回から変わった部分）」だけ送る方式を選ぶと安定します。物理オフサイトとして、月次で外付けHDDを入れ替え、耐火防水ケースで別拠点に保管する方法も有効です。この場合は、暗号化済みのHDDを用意し、持ち出し担当と保管場所を台帳に明記します。自動化は「開始・終了・失敗の通知」が鍵です。失敗通知はメールやアプリ通知に加え、ログの出力先を固定し、四半期に一度は意図的にエラーを発生させて検知できるかを点検します。最終的には、日次で増分、週次でフル（全体）を1回、月次でクラウドの保管階層を見直す流れにすると、費用と安全性のバランスが取りやすいです。

運用ルール―自動化・権限・バージョン管理

機器をそろえるだけでは安全にはなりません。運用ルールで重要なのは、①どのくらいの損失まで許容できるか（RPO＝復旧目標時点）②復旧にどれだけの時間をかけられるか（RTO＝復旧目標時間）③失敗や誤操作を誰がどの順に検知・報告するか、の3点です。たとえば授業や現場撮影が多い教室なら、RPOは「24時間以内」、RTOは「4時間以内」を目安にして、夜間の自動バックアップと朝の差分同期を組み合わせます。企業アーカイブでは、RPOを「1営業日」、RTOを「同日中」と設定し、スナップショットとクラウドの世代管理を厚めに取るなど、運用で吸収します。バージョン管理（過去版の保持）を活かすため、編集は必ず「作業用コピー」で行い、マスターは読み取り専用にします。台帳にはRPO・RTOと担当者を記録し、四半期ごとのレビューで現場の実態に合わせて数値を調整します。

スケジュール設定と失敗通知

スケジュールは「いつ・どこから・どこへ・どれだけ」を固定し、変更は台帳で差分管理します。例として、日次は毎日02時にNAS→外付けHDDへ増分、週次は日曜03時にNAS→クラウドへフル、月次は第1月曜に外付けHDDを入れ替えてオフサイト保管、というように重ならない時間帯に割り当てます。失敗通知は、終了コードの異常・処理時間の急増・転送量の急減を閾値として検知すると効果的です。通知が届く先は個人ではなくチームの共有アドレスに設定し、欠員時にも気づける体制にします。クラウド側のアラート（容量しきい値、MFA＝多要素認証の無効化検知）も併用します。バックアップ対象の拡大や縮小が発生した際は、当日中に台帳へ反映し、翌日付のスケジュールに反映する「運用ルールの日付」を決めておくと、漏れを防げます。最後に「テスト復元」の時間を必ず月次で確保し、少なくとも1件は任意抽出で復元できるか確認します。

アクセス権・履歴・変更管理

アクセス権は「最小権限（必要最小限の許可）」を原則にします。マスター格納領域は管理者のみ書き込み可、一般ユーザーは読み取り専用、作業は「Working」領域で行い、成果物のみ「Derived」に昇格させます。フォルダ単位の権限に加え、共有リンクの有効期限とダウンロード可否を設定すると、外部共有のリスクを抑えられます。アカウントは個人ごとに発行し、共用IDは避け、退職・離任時の無効化手順を台帳に明記します。履歴は、NASのスナップショットやクラウドのバージョン管理を活用し、最低でも直近30日分の復元点を確保します。変更管理は「誰が・いつ・何を・どこに」保存したかを記録し、作品IDとファイル名の規則で一意に追跡できるようにします。四半期レビューでは、アクセス権の棚卸し（過剰権限の剥奪）、共有リンクの期限切れ確認、ログの保存期間（目安12か月）を点検し、問題があれば即時に是正します。これにより課題であるアクセス権と履歴の可視化が日常運用に組み込まれます。

トラブル対策・安全

バックアップは「作ったつもり」では意味がありません。実際に戻せること、事故時に迷わないこと、そして権利や個人情報の取り扱いが安全であることが要点です。ここでは、復元テストのやり方、インシデント（事故）発生時の初動、権利・個人情報の一般的な留意点を順に示します。運用は身の丈に合わせ、四半期ごとに見直す前提で始めると無理がありません。

復元テスト手順と頻度

バックアップの価値は「復元できたか」で判断します。まずは小さく確実に回し、徐々に範囲を広げる進め方が安全です。

1. テスト対象の選定：作品マスター（TIFFまたはRAW）から1件、展示記録（JPEG）から1件、スキャン資料（PDFまたはTIFF）から1件の計3件を選びます。
2. 復元点の指定：前日・先週・先月の3種類から任意に選び、クラウドの世代やNASのスナップショット（ある時点の写し）を用います。
3. 復元場所の準備：誤上書きを避けるため、検証用の一時フォルダを用意します。
4. 復元の実行：復元後、ファイルサイズとハッシュ値（MD5＝一意の指紋）またはアプリでの開封確認を行います。
5. 台帳との突合せ：作品台帳の「最終版」「保存先パス」と一致するか確認します。
6. 時間計測：開始から完了までの所要時間を記録し、目標RTO（復旧目標時間）とのズレを把握します。
7. 結果の記録：成功／失敗、原因、対処、次回の改善点を台帳またはチェックシートに残します。
8. 意図的な失敗の注入：月次で1件、あえて誤設定を入れてアラートや手順が機能するかを確かめます。

頻度の目安は、月次で上記3件（所要30〜60分）、四半期で10件（所要120〜180分）です。合格基準の例は、①完全一致で復元できること、②1件あたり10分以内で完了、③記録が当日中に更新できていること、の3点です。達成できない場合は、保存先の組み合わせやスケジュールを見直します。

インシデント初動と連絡フロー

事故時は「隔離→通報→証跡→復旧判断→復元→再発防止」の順で進めます。慌てず、最初の10分で被害拡大を止めることが重要です。

まず、挙動が不審な端末はネットワークから切り離し、NASは管理画面から共有を一時停止します。次に、チームの共有連絡先へ「日時／発生場所／影響範囲／直近の操作」を簡潔に報告します。証跡として、エラーメッセージの画面写真、ログの保存先、影響フォルダの一覧を確保します。復旧判断では、RPO（復旧目標時点＝どこまで戻せれば許容か）とRTO（復旧目標時間＝何時間で戻したいか）を基準に、優先度の高いデータから復元します。復元は、①作品台帳、②作品マスター、③派生物の順で進めると混乱が少ないです。完了後は、原因と対策（権限の見直し、通知設定の強化、持ち出し手順の改定など）を1週間以内に反映し、四半期レビューで再確認します。

権利・個人情報の一般的な留意点（法的助言は行いません）

権利や個人情報の扱いは「必要最小限・可視化・追跡可能性」を基本にします。作品ごとの公開可否や二次利用の範囲、同意書の所在は、作品台帳の項目として必ず残します。ファイル名やメタデータ（付帯情報）には、公開不可・期限付きなどの制限情報を簡潔に記すと誤配布を防げます。個人が写る画像は、外部共有時に縮小版を用いる、顔が特定できる場面では事前同意を確認する、同意書はPDF化して「ConsentID_YYYY-MM-DD.pdf」のようにひも付ける、などの運用が実務的です。暗号化（読み出しに鍵が必要）とアクセス権の最小化、共有リンクの期限設定、ログの保存（目安12か月）を合わせて行うと安全度が上がります。ここでの説明は一般的な指針であり、契約や法令の適用は状況により異なります。具体的な契約・規程が関わる場合は、専門家への確認をご検討ください（法的助言は行いません）。

上記はあくまで一般的な運用例です。権利・個人情報・同意に関する取り扱いは、各組織の規程や契約に沿ってください。本記事は法的助言を目的とするものではありません。

まとめ

安全な運用は、①守るべき核を決めて整理し、②3‑2‑1で複製の場所と仕組みを整え、③月次の復元テストと四半期レビューで確かめ続ける、という単純な繰り返しで実現します。最小構成から始め、通知・権限・記録の3点を丁寧に育てていけば、企業アーカイブでも教室でも、事故に強い美術データ運用に近づきます。まずは月次の復元テストを1回、四半期の権限棚卸しを1回、確実に実施することから始めてみてください。