現場で迷わないデータ納品形式と規約の実務基準手順

はじめに、教室の作品集、遺墨展の出品データ、社内資料のデジタル化など、状況は人それぞれですが、迷いどころは似ています。たとえば「印刷用とWeb用の解像度（画像の細かさ）の分け方が分からない」「ファイル名の付け方を統一できない」「クラウド共有かUSBか、受け渡し方法の選び方が不安」といった声です。本記事では、用途別の判断基準、作成から受け渡しまでの手順、チェックリストの考え方をやさしく整理します。読了時には、案件ごとに必要十分な基準を自分で引き直せる状態を目指します。

納品範囲と前提条件の決め方

用途定義と成果物スコープ（印刷／Web／アーカイブ）

最初に「何のためのデータか」を一文で言語化します。印刷、Web掲載、アーカイブ（将来に備えた長期保存）のいずれか、あるいは複数かで基準は変わります。印刷は解像度や色再現の要求が高く、Webは読み込み速度と表示最適化、アーカイブは将来互換性と劣化の少なさを優先します。ここで「最終出力サイズ」と「想定の最大用途」を決めるのが実務のコツです。たとえば、A4冊子印刷とWeb掲載を両立させるなら、元データは印刷基準で確保し、Web用は派生データ（縮小・軽量化版）として用意します。遺墨展の作品は黒濃度や紙肌の再現が重要になるため、原本保存を厚めに（非圧縮または可逆圧縮）しておくと、後工程の修整や大型出力にも余裕が生まれます。定義時は、成果物の種類（画像、PDF、台帳）、数量（例：30点）、リネームの要否、色確認の有無まで含めて書き出すと、後の齟齬が減ります。

関係者の合意形成と承認フロー（責任分担の見える化）

次に、発注者・制作側・受領側の役割分担を文書化します。最低限、①基準の決定権（だれが最終決定するか）、②検収観点（開ける／色味／サイズ／欠損）、③不備時の対応（再納品の範囲・期限）、④保管責任（どこに、いつまで）を記します。承認フローは「ドラフト → 校正 → 確定」の三段階に整理し、各段階でのチェック項目を1～3点に絞ると運用しやすくなります。たとえば校正段階では、色空間（色の再現範囲＝sRGB/Adobe RGBなど）の確認、長辺ピクセル（表示や印刷に必要な点の数）の確認、メタデータ（作者名・作品ID・撮影日）の有無を確かめます。社内の情報システム部門が関与する場合は、ウイルスチェックの責任区分や受領後のバックアップルールも明記しておくと安全です。

推奨データ形式と画質の基準

形式選定（JPEG/PNG/TIFF/PDF）と色空間・ビット深度の考え方

形式は「用途×編集の要否×容量上限」で決めます。JPEGは非可逆圧縮で軽量、写真用途に適します。PNGは可逆圧縮で劣化がなく、文字や図版、透過が必要な画像に向きます。TIFFは非圧縮／可逆圧縮が選べ、編集や保存に強い原本向けです。PDFはページ物やレイアウトを保った受け渡しに有効で、出力条件を固定しやすい利点があります。色空間（色の再現範囲）は、WebはsRGBが無難、展示・印刷で広色域が必要ならAdobe RGBを検討します。ビット深度（色の刻みの細かさ）は写真補正を見越して16bitを原本に、納品用は8bitでも十分な場面が多いです。遺墨展のように黒濃度が命の案件では、原本はTIFF 16bit、納品はJPEG高画質＋校正用PDFという二段構えがリスク低減になります。最終的には受領側の運用環境（対応ソフト・出力機）との合意を優先し、ICCプロファイル（色の解釈情報）の埋め込みを基本とします。

解像度・長辺ピクセル・容量の目安（印刷／Web／大型出力）

解像度（画像の細かさ）とピクセル数（点の数）は、最終サイズから逆算します。一般に、冊子印刷は300dpi前後、ポスター等の大型は観賞距離を加味して150～200dpiでも十分な場合があります。Webは表示サイズ優先で、幅1,920pxや1,280pxなど実画面基準にします。容量は受け渡しや保管コストに直接響くため、JPEGの画質設定は「高画質だが過剰でない」ポイント（例：画質80～90％）を狙います。墨のかすれや紙肌を重視する場合、同じピクセル数でも圧縮率を控えめにして質感の破綻を避けます。企業資料のスキャンは文字可読性が最優先なので、グレースケールやモノクロ2値の使い分けで容量を抑えつつ、最小文字サイズでの判読テストを入れると安心です。加えて、受領側の上限（例：1ファイルあたり100MB、合計10GBなど）を最初に合意しておくと、転送トラブルを避けられます。

原本・派生データの扱い（RAW/TIFFと納品用の関係）

原本は「再現の余地」を残す資産です。撮影RAWや16bit TIFFは編集前の状態で保管し、納品用はそこから派生させます。派生の作り方は、①色調整→②リサイズ→③シャープネス→④書き出し（ICC埋め込み）の順を基本とし、各段階で書き出し設定を記録します。ファイル名には派生区分を付け、「_m（印刷）」「_w（Web）」「_p（プルーフ）」のように用途が一目で分かる接尾辞を付与すると、混在時の取り違えを防げます。遺墨展の線やにじみの微妙なニュアンスは後戻りが難しいため、原本側の保存は特に丁寧に行い、派生は必要最小限の圧縮にとどめます。将来の再利用を見越して、台帳（作者名・作品名・制作年・サイズ・所蔵・撮影条件）の最小項目をスプレッドシートで併走管理すると、検索性と引き渡し説明が格段に楽になります。

ファイル命名・フォルダ設計・メタデータ

命名規則（連番・バージョン・修正識別）の実例

命名は「後から探せる」「取り違えない」を満たすことが目的です。まず、要素（例：案件ID・制作年・作者名・作品ID・派生区分・版数）を固定順で並べ、区切り記号は「ハイフン（-）」か「アンダースコア（）」のどちらかに統一します。全角・半角や日本語・英数字が混在すると検索性が下がるため、原則として半角英数字と一貫した大文字小文字（例：スネークケース＝小文字＋）を選ぶと扱いやすいです。日付はソート性を高めるため「YYYYMMDD（例：20250903）」とし、連番はゼロ詰め（例：001）で桁を固定します。派生区分は用途が一目で分かる略号（_m＝印刷、_w＝Web、_p＝校正PDF、_a＝アーカイブ原本など）を接尾辞に付け、バージョン（版数）はv1.0→v1.1のように小数点で増分します。修正指示が往復する案件では、コメントをファイル名に混ぜず、台帳（後述のメタデータ管理表）や変更履歴（CHANGELOG）の欄で理由と差分を記録すると、ファイル名が冗長にならず安全です。これらは絶対の正解ではありませんが、納品側・受領側で同じ並びと表記を共有しておくと、検収や差替えが短時間で済みます。

フォルダ階層テンプレートと移行時の注意

フォルダは「上から順に案件→成果物→用途→版」に分解すると迷いにくいです。たとえばトップは案件名（例：2025_hukusya_zibokuten）、次層に「01_raw（原本）／02_work（作業中）／03_deliver（納品）／99_admin（台帳・同意書）」を置き、納品フォルダ内に「img（画像）／pdf（冊子・校正）／doc（テキスト）」のような用途別小フォルダを用意します。原本は読み取り専用（編集不可）にし、納品用は派生データのみを入れます。移行（別サーバーや別クラウドへの引っ越し）では、①文字コード非対応（日本語名が文字化けしないか）②パスの長さ制限（深すぎてコピー失敗しないか）③不可視ファイルの混入（.DS_Store等）の３点に注意します。移行前後で「総点数」「合計容量」「ハッシュ値（改ざん検知のための識別値）」のいずれかを比較できる準備をしておくと、抜けや破損の検出が容易です。最後に、案件終了後のアーカイブ用には「読み取り専用の静的コピー」と「作業継続用の編集可能コピー」を分けて保存し、誤編集のリスクを減らします。

メタデータ必須項目（作家名・作品ID等）の書式

メタデータ（検索・識別のための付帯情報）は、後年の再利用や貸出・展示で効いてきます。画像ファイル内のEXIF/IPTC/XMP（画像内に保持される情報の規格）に最低限の項目を埋めるか、併走する台帳（スプレッドシート）で同等項目を持たせます。推奨の最小セットは、作品ID（英数＋ゼロ詰め）、作家名（表記統一）、作品名、制作年、西暦表記の撮影日、物理サイズ（例：縦300㎜×横450㎜）、色空間（sRGB/Adobe RGB）、ICCプロファイル名、使用許諾範囲（一般的な表現に留める）、クレジット表記（例：©作者名／所蔵者名／年）です。社内資料では機密区分（例：社外秘／限定公開）と保管期限を追加します。表記ゆれは検索性を大きく下げるため、名称や年表記はマスタ一覧から選ぶ方式にすると安定します。台帳は「作品IDが主キー（唯一の識別子）」になるように設計し、ファイル名やサムネイルのURLと相互参照できる列を用意しておくと、差替え時の突合がスムーズです。

受け渡し方法・セキュリティ・保管期限

クラウド／物理メディアの選び方とパスワード運用

受け渡しは「相手の受領環境」と「データ量」で決めます。まず、先方の許可サービス（社内規程で使えるクラウドや受信容量の上限）を確認し、容量が大きい場合はクラウド共有（リンク＋有効期限）を基本とします。ネットワーク分離や持ち出し制限が強い組織では、暗号化済みUSBやSSDなどの物理メディアが選択肢になります。どちらの場合も、ファイル自体のパスワード保護（圧縮ファイルの暗号化やPDFの権限設定）と、共有リンクのパスワード（別送）を併用すると安全性が上がります。パスワードは「短すぎ」「使い回し」を避け、最低でも英大文字・小文字・数字を混在させた12文字以上を推奨します。パスワードの伝達は同一チャネルを避け、リンクはメール、パスワードは電話や別メッセージなどに分けます。受領前に「試験受領」（小さなサンプルで開けるか・色が変わらないか）を行うと、本番でのやり直しを防げます。受領後は先方の側でも二重保管を前提とし、単一端末の一時保存のまま運用に入らないように注意します。

ウイルスチェック・ハッシュ値・暗号化の手順

安全確認は「入れる前・出す前」をセットにします。まず、納品パッケージを作成する前に作業端末と格納先をウイルスチェック（不審なプログラムの検査）し、書き出し後のファイル群に対して再度スキャンを実行します。次に、ハッシュ値（改ざん検知のための固定長の識別値。例：SHA-256）をフォルダ単位または主要ファイルに対して計算し、台帳に記録します。受領側は同じ方法でハッシュを計算して一致を確認するだけで、転送時の欠損や意図せぬ変更を簡単に検知できます。暗号化（第三者が読めないように保護すること）は、圧縮の暗号化機能やディスク全体の暗号化を使います。鍵（復号に必要な情報）はパスワードと同様に安全な経路で別送し、保存は台帳の「権限限定」領域に行います。実務では、①パッケージ作成→②ウイルスチェック→③ハッシュ取得→④暗号化→⑤送付→⑥受領側でハッシュ照合→⑦復号→⑧再スキャン、の順番が再現性のある流れです。社内ポリシーがある場合はそちらを優先し、外部向け案件では先にフローを合意しておくと、検収時間の短縮につながります。

保管期間とバックアップ方針（削除・延長の基準）

保管は「必要十分な期間」と「復元可能性」を両立させます。まず、案件規程として初期保管期間（例：納品物は90日、原本は180日）を定め、期日が来たら削除か延長かを選べるルールにします。延長は依頼ベースで、保管料や上限容量を明記して合意を取ると公平です。バックアップは「3-2-1ルール（コピーを3つ、媒体は2種類、うち1つを別拠点）」を参考に、編集用・アーカイブ用・オフサイトの３系統を確保します。クラウドのみの一元管理は誤削除のリスクがあるため、定期スナップショット（時点復元）の活用や、読み取り専用の月次アーカイブを併用すると安心です。削除時は、台帳に「削除日・削除者・対象範囲・依頼の根拠」を記録し、残すべき契約書・同意書・検収書は別保管します。個人情報や機微情報を含む場合は、論理削除だけでなく物理的な消去手順（上書き消去など）を社内手順として用意しておくと、再委託時の説明責任も果たしやすくなります。最後に、年に1回は復元訓練（バックアップから実際に戻せるかの試験）を行うと、いざという時の停止時間を短縮できます。

検収・再納品・対応運用

受領側チェックリストと初期不良対応

検収は「開ける・読める・正しい」の順に確認すると迷いにくいです。到着連絡の前に、まずは代表点でのサンプル検査、続いて全体検査に進みます。代表点は総点数の約10％または最低3点を基準にし、問題がなければバッチ処理で残りを確認します。初期不良（開封不可・欠損・明らかな色ズレ等）は、受領からなるべく早く発見するほど原因特定と再納品がスムーズです。

不具合が見つかった場合は、受領から3営業日以内を目安にまとめて連絡します。個別に都度連絡すると修正の重複や見落としが生じやすいため、スクリーンショットや差分リストを添えて一括で共有すると再現性が高まります。色に関する指摘は、表示環境（モニター機種・キャリブレーション有無）と比較対象（校正PDFやプルーフ）の情報を併記すると、原因切り分けがしやすくなります。

再納品の条件・期限・費用の考え方

再納品は「原因」と「影響範囲」で判断します。大枠では次の３区分が現実的です。
①仕様不一致（事前合意からの逸脱）：合意の再確認を行い、原則として無償で差替え。
②初期不良（破損・欠損・開封不可）：原因が納品側起因であれば無償、第三者要因（転送中断等）は協議。
③追加要望（新サイズ・別形式・色味変更等）：新規作業として見積り。

期限は「受領から7日以内の指摘→14日以内の差替え完了」を一つの目安にすると、後工程への影響を抑えられます。大量差替えが想定される場合は、優先度を付けて分割納品（例：先にWeb用、続いて印刷用）にすると停滞を避けられます。費用は、軽微な書き出し変更（例：長辺1,920px→1,600px）は定額、レタッチや再撮影を伴う場合は工数比例とし、いずれも見積前に作業範囲を明文化します。遺墨展のように黒濃度や紙肌の再現が重要な案件では、最初に１点だけ試作→承認→本番の段取りにすると、大量の差戻しを予防できます。

一般的な権利・同意の注意喚起（法的助言は行いません）

著作権表示・クレジットの表記方法、二次利用（別媒体・別期間への再利用）、第三者の権利（肖像権・所蔵者の許諾）、機微情報の取扱いは、案件ごとに条件が異なります。納品規約では、少なくとも「使用範囲・期間・媒体」「改変の可否」「クレジットの扱い」「再配布・再委託の可否」「事故・破損時の責任範囲」を一般的な表現で整理し、具体的な法的判断が必要な場合は専門家へ相談する前提を明記します。学校・公的機関向けでは、個人情報や未公開資料の取り扱いを慎重に定義し、閲覧権限・保存期間・ログ管理を含めた運用文書を別紙で整備すると安全です。
※注意喚起：本記事は実務運用の一般的な考え方を示すものであり、法的助言は行いません。契約・権利に関する最終判断は、契約書と専門家の指示に従ってください。

まとめ

納品の迷いは、最初に「用途・最大出力・合意項目」を決め、形式・画質・命名・受け渡し・検収・保管の６点を小さく標準化することで大きく減らせます。原本は厚めに、納品は用途別に最適化し、台帳とハッシュ値で突合できる状態にしておけば、差替えや再利用も短時間で対応できます。遺墨展のように再現性が重視される案件では、試作承認と校正用PDFを併用し、色基準と容量上限を早期に共有すると安心です。最後に、権利や同意は一般的な枠組みを規約に残し、個別判断が必要な場合は専門家につなぐ方針を加えておくと、運用がぶれにくくなります。