初めてでも迷わない！図録校了進行管理の基礎

作品集や遺墨展の冊子づくりを進めながら、「用語が難しくて判断に自信が持てない」と感じていませんか。たとえば全体の逆算ができず期間が読めない、解像度（画像の細かさ）の基準に迷う、修正の締切をどこに置くか決めきれない、といった戸惑いは自然なものです。本記事では、最初に知っておきたい手順と判断基準、作業前の整え方をやさしく整理します。読み切るころには、制作の見取り図を持ち、関係者に同じ基準で説明できる状態を目指します。

図録制作の全体像と主要用語の整理

まずは全体の道筋をつかみます。企画の確定から素材集め、レイアウト設計、初校・再校（原稿の確認と修正往復）、色校（色の確認用の刷り見本）、校了（最終確定）、印刷・製本、納品という順で進みます。途中で用語が分からないと意思決定が止まるため、先に意味を共有しておくとやり取りが滑らかになります。特に「校正（原稿確認）」と「校了（最終確定）」は似て見えて役割が異なり、さらに「色校（色の確認）」は色味の合意に関わる重要工程です。ここでは流れと用語をひと目で見通せるようにし、判断のよりどころを揃えます。

工程の見える化と関係者の役割

工程を見える化すると、誰がいつ何を決めるかが明確になります。主宰者・編集担当は目的と掲載範囲、使用画像の優先順位、キャプション方針を定めます。デザイナーは版面（紙面に内容を載せる領域）とページ割を提案し、印刷会社は仕様（判型・紙・部数・加工）と締切の整合を取り、必要に応じて色校を段取りします。役割の重なりはありますが、校正の往復は最大でも再校までと決め、画像差し替えは中締め以降は原則不可とするなど、予め上限を宣言すると迷いが減ります。判断に迷った時は「目的に合うか」「納期と予算に収まるか」「再発防止に資するか」の順で優先度をつけると、合議に時間を使い過ぎずに済みます。週1回の短い定例と、日次の要点共有（変更点・リスク・決定事項）の2段構えにすると情報が滞りにくく、確認抜けも減らせます。

校正と校了の違いと判断基準

校正（原稿確認）は誤字脱字や体裁の乱れ、情報の不足を見つけて直す段階です。ここでは「事実の正しさ」と「表記統一」を中心に見ます。一方で校了（最終確定）は、これ以上は直さないと合意する意思決定です。校了の判断基準は、①差し替え希望が残っていない、②色や階調の不具合がない、③表記・体裁の統一がとれている、④版面のズレやトンボ（仕上がりの印）の位置に問題がない、の4点が柱になります。色に不安がある場合は本機校正（実機での試し刷り）や簡易校正（擬似再現のプリント）などのプルーフ（色校正の刷り見本）で合意を作ります。最終サインは誰が出すか、差戻しの条件は何かを事前に記録し、後からの「言った・言わない」を防ぎます。

画像品質と色設定の基本（解像度・カラーモードの考え方）

画像は、解像度（画像の細かさ）とカラーモード（色の表現方式）の2点を押さえると迷いにくくなります。等倍使用なら写真は300dpiを基準、線画は600dpi以上が安全です。拡大して使う場合は倍率に応じて必要dpiも上がるため、1.5倍なら450dpi相当を目安にします。色はRGB（画面用）からCMYK（印刷用）への変換で沈む色があるため、初校前に想定用紙で簡易プルーフを取り、許容差の範囲を関係者で共有します。配置は埋め込みではなく画像リンク管理にし、入稿直前にリンク切れがないかを必ず確認します。黒ベタはリッチブラックの可否を印刷会社に確認し、見当ズレ対策として細い罫線や極小文字の使用を控えるなど、トラブルの芽を早めに摘みます。

素材整理と版面設計の準備

良い版面は、整った素材から生まれます。先に表記ルールとフォルダ構成を決めるだけで、校正の負荷が目に見えて減ります。ここでのゴールは、①作品情報が同じ形式で揃っている、②命名と階層が誰にでも分かる、③差し替えの履歴が追える、の3点です。後工程になるほど差し替えのコストが跳ね上がるため、レイアウト前に素材を“揃える”ことが最大の時短になります。ルールは短く、例を添えて共有し、迷った場合の優先順位も書き添えます。たとえば作品名の表記は原則原題、読みは括弧書き、制作年は西暦4桁、技法・サイズの順、所蔵と撮影者を末尾に置く、といった具体性が有効です。

キャプション・クレジット表記の統一ルール

キャプションは、読者が作品を理解するための最小限の情報を、同じ順序で示すのが基本です。推奨の並びは「作家名／作品名（読み）／制作年／技法／サイズ／所蔵／撮影者」です。表記ゆれは校正を長引かせるため、「年は西暦4桁」「数字は半角」「単位は全角の漢字」「引用符は全角」など、迷いが出やすい箇所ほどはっきり決めます。固有名の表記は、公式サイトや展覧会図録の既出例に合わせると読者の混乱を避けられます。英訳が必要な場合は和文を先、欧文を後に置き、改行位置の基準も決めておくとレイアウトが安定します。禁則処理（句読点のぶら下がり）や行頭禁止文字の扱いも初回で決め、最終校正での戻りを減らします。撮影クレジットは「撮影：氏名／団体名」を原則とし、省略可否の基準も先に共有します。

ファイル命名と受け渡しの基本（フォルダ構成の考え方）

命名は「探せる・迷わない・誤更新しない」が目的です。推奨例は「pXXX_作家名_作品名_年_種別_vYY」（pはページ、vは版）です。たとえば「p012_山田太郎_秋の山_2021_写真_v03.tif」のようにすると、並べ替えでページ順に追え、版の進みも一目で分かります。フォルダは「00_admin（ルールと連絡）／10_text（原稿）／20_images（画像）／30_layout（データ）／40_proof（校正）／50_output（入稿）」のように番号で並べ、差し替えは古い版を「_old」に退避します。受け渡しはクラウドとZIPの併用にし、重大データは2重バックアップ、履歴は変更ログ（日時・担当・内容）を簡潔に残します。入稿直前にはリンク収集と検証を行い、欠落や重複をゼロにします。

スケジュール設計と進行管理（最長ブロック）

図録制作は「いま何％まで来ているか」を可視化できると迷いが減ります。まずは納品日から逆算し、作業の節目であるマイルストーン（重要な節目）を置き、各節目に到達条件を明文化します。条件は「誰が」「何を」「いつまでに」「何で判断するか」の4点で統一します。次に、各工程にバッファ（予備期間）を必ず入れます。印刷・製本は機械停止や紙手配の影響を受けやすいため、最短見込みのほかに＋2～3営業日の余裕を前提にすると安全です。大型連休や学期末の混雑期はさらに余裕を広げます。進行の指標は、（1）素材揃い率（作品・テキスト・クレジットの到着割合）、（2）校正消化率（指摘に対する対応済み割合）、（3）差し替え件数の推移、の3つが現実的です。数値の更新は週1回、共有は定例で行い、判断に迷ったら「納期・予算・品質」のどれを優先するかを先に合意します。

逆算計画とマイルストーン設定

逆算は「納品」→「製本完了」→「印刷開始」→「データ入稿」→「校了」→「色校」→「再校戻し」→「初校出し」→「版面設計着手」→「素材締切」の順で組むと考えやすくなります。マイルストーンには到達条件と提出物をセットにし、到達しなければ次工程に進めない“関所”として扱います。たとえば「校了」であれば、全ページの差し替えゼロ、表記統一の完了、色の許容差の合意、入稿チェックリストの全項目クリアが条件です。時間配分は、初校までの制作に全体の約40％、校正往復に約40％、入稿準備と色確認に約20％を目安にします。進行ツールは表計算で十分です。列は「工程／目的／担当／開始日／期限／提出物／判断基準／リスク／次の一手」の並びにし、リスク欄には具体的な回避策を書き添えます。営業日（会社が営業する日＝土日祝を除く）で管理し、学校行事や会場押さえなど固定日程を先に入れると、現実的な見通しになります。

確認フローと修正締切のルール（中締め・最終の使い分け）

確認フローは「誰がどこを見るか」を明確に分担すると時間が短縮します。誤字脱字と数値は編集、表記統一とノンブル（ページ番号）は編集とデザイナー、色や階調は印刷会社と編集、実在情報の確認は主宰者、という具合に役割を重ねすぎないことがコツです。締切は二段構えにします。中締め（差し替え最終受付）は再校直後に置き、ここで画像差し替えと大きなレイアウト変更を止めます。最終締切は校了の直前に置き、残りは表記や禁則処理といった微修正のみとします。締切は時刻まで決め、遅延時の扱い（次回版での反映、または費用追加）を先に共有します。修正指示は「ページ／位置／内容／意図／優先度（高・中・低）」の5点書式に固定し、スクリーンショットや校正記号を併用します。戻し回数は原則2回までと上限を宣言し、回数超過は「次回号への持ち越し」か「有償対応」のどちらかに分岐させると、無限の往復を防げます。

仕様と予算のスコープ凍結（変更点の扱い方）

スコープ凍結（変更点の固定）は、費用と納期を守るための安全装置です。凍結タイミングは「初校合意時点」を基本とし、以降の変更は原則として色味や表記など軽微なものに限定します。やむを得ない仕様変更（判型・ページ数・紙・加工・部数）は、影響評価表を作って「納期」「印刷費」「品質」の3軸で見積影響を見える化します。変更管理票には、変更理由・代替案・決裁者・反映期限を記録し、決定後は全員に配信します。よくある逸脱は「ページ増」「紙の銘柄変更」「表紙の追加加工」です。いずれもリードタイムや歩留まりに直接響くため、採否の判断基準を事前に作っておくと迷いません。参考として、変更が発生した場合は最低でも＋2～3営業日のバッファを積み増しし、同時に別工程（キャプションの最終見直しなど）を前倒しして空き時間を作ると、全体の遅延を抑えられます。

入稿データの作り方とチェック

入稿は「正しい箱に、壊れない詰め方で入れる」イメージです。形式は印刷会社の推奨に従いますが、迷ったら事前にサンプル1ページをPDFで試し入稿し、再現度を確認すると安心です。プリフライト（事前検査）はデータ作成側と印刷側の両方で行い、チェックリストの突合で漏れを減らします。チェックは「仕様通りか」「リンクが生きているか」「色と解像度が基準内か」「断裁に耐えるか」の4観点で進めます。最後はAcrobatなどで出力プレビューを確認し、小さな黒文字がK版のみ（黒の単版）で出ているか、オーバープリント（重ね刷り）指定が意図通りかを点検します。

PDF書き出し設定（PDF/X＝印刷向け規格）

PDF/X（印刷向け規格）は、印刷再現に不要な情報を省き、必要要件を満たすためのルールです。一般的に、透明効果を事前に統合したPDF/X‑1aと、透明を保持でき色管理の自由度が高いPDF/X‑4のどちらかを使います。どちらを採用するかは印刷会社のワークフローに合わせます。共通の要点は、出力解像度を写真で300dpi相当、線画で600dpi以上、カラーモードはCMYKに統一、出力インテント（基準の色プロファイル）は事前に合意したものを選ぶことです。画像圧縮は高圧縮にしすぎると階調が荒れるため、可逆または低圧縮を基本にします。トンボと塗り足しは必ず付け、見開き物はノド側の寄り（綴じ側に吸い込まれる余白）を考慮します。書き出し後はファイルを開き、ページ数・ページ順・しおり・注記の崩れがないかを最終確認します。

フォント・画像リンクのエラー防止

フォントは基本的に埋め込み（使用部分のみのサブセット化）を推奨します。ライセンス上埋め込み不可の書体はアウトライン化（形状化）で回避しますが、細い文字や小さなサイズは太りや滲みのリスクがあるため、アウトライン後の視認性を必ず確認します。欧文の約物や記号はフォント置換で化けやすく、禁則処理も乱れやすいので要注意です。画像はリンク管理が原則です。入稿前にパッケージ（関連ファイルを一括収集）を実行し、リンク切れ・重複・カラーモードの混在を解消します。黒ベタは本文の小さな文字をK100％の単色、見出しやベタ面はリッチブラック（CMYK合成黒）の可否を印刷会社と合意します。オーバープリントは黒のみ原則オン、特色や細い罫線は意図せず消えるリスクがあるため慎重に扱います。

トンボ・塗り足し・断裁の基礎

トンボ（仕上がりの印）と塗り足し（断裁時の余裕）は、仕上がり品質を左右します。塗り足しは周囲に3㎜を基本とし、図版や地色が端まで来るページでは必須です。重要な文字や顔などは仕上がり線から内側3～5㎜に収め、断裁ズレの影響を受けないようにします。見開きの跨ぎ要素はノド側で絵柄が落ちるため、連続する線や顔の中心が綴じにかからない配置にします。小口側は手触りや摩耗を考え、極細の飾り罫は避けると無難です。折加工がある場合は、用紙の目（繊維方向）と折位置で割れが出やすいため、事前に同用紙でテストを行います。断裁記号や登録マークの非表示忘れ、スミアタリ（黒のノックアウト忘れ）など、初歩的なミスほど致命的になりやすいので、入稿前チェックリストに明記して最後にもう一度だけ声に出して確認します。

校了前の最終確認と色校の考え方

最終段階では「直す」より「合意を記録する」姿勢が大切です。初期の校正（原稿確認）と違い、ここでの判断材料は限られます。見る順番を決め、重要度の高いページから確認します。代表的な確認順は、表紙・目次・口絵→作家ページ→資料ページ→奥付です。見る観点は、①色と階調（明るさの階段の滑らかさ）、②文字と体裁（禁則処理や約物）、③断裁耐性（仕上がり線付近の要素）、④リンクと画像品質の4点に整理すると迷いにくくなります。迷った項目は「許容できる軽微」「直すと他へ波及」「致命的」の三段階で整理し、直す場合は代償（日程や費用）も同時に明示します。確認記録は日付・担当・版数・判断理由まで残し、後日の問い合わせに備えます。

色校（プルーフ）と用紙選択のポイント

色校（色の確認用の刷り見本）は、簡易校正（プリンター等での近似再現）と本機校正（実機・実紙での試し刷り）の使い分けが要点です。重要ページや肌・墨の微妙な階調を含むページは本機、その他は簡易で十分とし、全体の時間と費用を抑えます。見るポイントは、網点（印刷の細かい点）の荒れ、モアレ（干渉縞）、見当（版の位置合わせ）、ハイライトとシャドーの潰れ、黒の締まり、地色のかぶりです。用紙はコート紙（表面が滑らか）と非塗工紙（風合い重視）で発色が大きく変わるため、候補が複数ある場合は同一データで並べて比べます。白色度の高い紙は青味が乗り、クリーム系は暖かい方向に寄ります。どの方向に寄ることを「作品の意図に合うブレ」として認めるか、事前に言葉で決めておくと合意形成が早まります。立ち合い校正の要否は、再現が難しい濃淡や特色が多いか、部数・予算の大きさで判断します。遠隔の場合は撮影条件を固定した写真と、参照用のグレースケールを添付すると認識差を減らせます。

校了サインの条件と記録化（チェックリスト活用）

校了（最終確定）のサインは、条件が満たされた時点でためらわずに行います。条件の例は、①差し替え希望がゼロ、②色校の合意が取れている、③表記・体裁の統一が完了、④トンボ・塗り足しが正しく付いている、⑤リンクやフォントを含む入稿前チェックを通過、の5点です。サイン方法は、校了票に日付・版数（v番号）・サイン者・未解決事項ゼロの宣言を記入し、PDFに電子署名または承認メールを保管します。決裁者が複数いる場合は、期限と順番を先に決め、遅延時の扱い（次回反映・費用追加・納期延長）を明記します。サイン後の変更は原則行わず、例外は安全上の誤りのみと定義します。これにより「終わらない修正」を防ぎ、印刷・製本のリードタイムを確保できます。

対応運用とトラブル未然防止

最終段階ほど「仕組み」で守ります。権利・同意の記録と共有、バックアップとアーカイブ設計を先回りで整えると、制作後の問い合わせや再版対応が楽になります。作業は小さな手順に分解し、滞留を可視化します。具体的には、同意書・作品情報・画像原版・最終PDFの保存先を固定し、命名規則と版の進行履歴を誰でも追える形にします。出荷直前のトラブルは、入稿前チェックの抜けが多数です。最後にもう一度だけ、表形式のチェックリストで突合します。

権利・同意の一般的注意（記録と共有の基本）

権利と同意は、収集した時点で「誰から」「何に」「どこまで」「いつまで」許可を得たかを記録します。たとえば「作者A／作品画像の印刷・広報SNS掲載可／期間は展覧会終了後も可／無償・出典表記必須」のように、範囲と条件を短文で固定します。第三者の著作物が写り込む場合や、人物が特定できる写真は、必要に応じて同意書（許可の書面）を追加します。共有は編集・主宰・印刷会社の閲覧範囲に限定し、クラウド権限は閲覧のみを原則とします。撤回や条件変更があった場合は、版管理表に「反映日・反映版・影響ページ」を追記し、配布済みデータの差替え要否を判断します。作業者が入れ替わっても運用が継続するよう、保存場所・命名・保管期間を文書化しておくと安心です。

バックアップとアーカイブ運用（保存・再利用の設計）

保存は「3‑2‑1ルール（原本を含めて複製を3つ、別媒体を2種、別拠点に1つ）」を基本にします。原本は制作アプリのライブデータ、配布用はPDF/X（印刷向け規格）と閲覧用PDFの2系統を作ります。画像は現像済みTIFFと配置用（必要に応じてJPEG）を分け、色プロファイル名をファイル名に含めます。版管理は「pXXX_名称_vYY」の規則で連番にし、最終版のみ「latest」のエイリアスを張ります。納品後は、作者や主宰が再利用しやすいように「作品台帳（作品情報の一覧）」「キャプションCSV」「画像サムネール付きPDF」を併せて渡すと、問い合わせ対応が短縮されます。保管期間と削除基準（例：素材は納品後〇年、個人情報を含む資料は〇年）を決め、更新日で棚卸しを行います。

まとめ

仕上げ段階は、感覚ではなく「基準」と「記録」で進めると安全です。色は見本と許容差の合意、文字は統一ルールの適用、断裁は余裕の設計、入稿はチェックリストでの突合という柱を守れば、初めてでも落ち着いて進められます。完成後のために、同意・版管理・バックアップを整えるところまでが制作です。ここまでの手順をチームで共有し、次回案件では最初から基準を流用すると、準備の時間を大きく短縮できます。

権利や個人情報、同意に関する記述は一般的な注意喚起です。個別案件の法的判断や助言は行いません。必要に応じて専門家への相談をご検討ください。