認証マークや表彰を会社案内へ載せる前に――何が認められたものかを確認する

会社案内へ、認証マークや表彰の記録を載せたい。会社を知ってもらう材料として使う前に、何が、誰によって、どの範囲で認められた物かを確かめましょう。

特定の事業所や活動を対象にした認証が、会社全体や全製品の性能を保証する意味で読まれると、資料の示す範囲が変わってしまいます。認証書や表彰記録、使用規程を照合し、本文と写真、表示する場所を合わせて準備します。

まず、何を対象にした記録かを読む

認証や表彰を紹介する原稿には、正式な名称だけでなく、その対象を確認できる資料を用意します。会社名が記載されていても、対象の事業所、活動、製品、受賞した作品や取り組みなどを、資料に沿って確かめます。

会社全体の紹介文の近くへ置くのか、特定の事業や製品を説明するページへ置くのかでも、読む人が受け取る意味は変わります。資料の対象を広げて見せないよう、掲載する内容と照らし合わせましょう。

たとえば、JQAが公開する登録の公表・マーク使用の手引きでは、マネジメントシステムの認証について、登録範囲を逸脱する公表や、製品・サービスなどが認証されたとの誤解を招く公表を避けるよう示されています。

この案内はJQAの当該制度についての例です。別の認証や表彰にも同じ規程を当てはめず、実際に関係する機関や主催者の条件を確認します。

認証と、ある時点の表彰を分けて確認する

認証を紹介するときは、登録証や付属資料にある対象範囲に加え、現在の登録状態を担当者が確かめます。以前作った会社案内に載っていることだけで、今回も同じ表示を続けられるとは決めないようにします。

事業所や活動の範囲が変わった場合や、取下げ・取消し・一時停止などがあった場合は、関係する機関の案内に沿って公表の扱いを確認します。JQAの同手引きにも、公表の中止・停止や範囲変更時の対応が示されています。

表彰の記録は、誰の、どの作品や活動が、いつ、どの部門で選ばれたかを資料と合わせます。受賞した時点の記録を、現在のすべての商品や活動が同じ評価を受けた意味へ広げず、何を伝える紹介かを決めましょう。

認証の現在の状態を確かめる作業と、表彰された事実や掲載条件を確かめる作業を分け、会社側で確認できる担当を決めておきます。

実マークを使わず、準備する項目を整理する

次は、掲載の相談に向けて用意する項目の自作例です。実際の認証マーク、認証書、表彰状を複製した物ではなく、架空の認証番号や評価を付けた例でもありません。手元の資料で何を確認するかを整理するための項目です。

• 正式な名称：どの認証・表彰を紹介するか。機関や主催者の名称と照合する。
• 対象：資料にある組織、事業所、活動、製品、作品など、紹介する範囲を確かめる。
• 時点・状態：認証の現在の状態、表彰の年度や部門など、種類に合う情報を確認する。
• 掲載する場所：会社紹介、事業紹介、製品ページ、沿革など、どの本文・写真と一緒に見せるかを決める。
• 表示条件と確認役：使えるデータ、名称・番号・対象範囲などの必要な表示、原稿の確認担当をそろえる。

未確認の項目は、そのまま確認待ちにします。会社案内を先に組むために、対象や番号、現在の状態を推測して埋めないようにしましょう。

本文と写真が、資料の対象を広げていないかを見る

認証の説明を整えた後は、同じページの本文や写真も見直します。対象の一事業所についての説明が、会社全体を写した写真や複数の商品写真の近くに置かれると、何が対象か分かりにくくなることがあります。

どの事業所や活動を示す記録かを、読む人が見つけられる場所で説明します。対象外の内容も含むページへ載せる場合は、関係する規程で認められる表示方法を確かめ、その範囲が伝わる原稿にします。

表彰についても、受賞した作品の画像と、その後に作られた別の商品を混ぜないようにします。部門や年度を省いた短い見出しだけで見せる場合は、本文まで読めば対象を分かる状態になっているかを確かめます。

「高品質」「全社で取得」といった言葉を先に付けず、確認できた記録が何を示すかから文章を整えます。今回の資料だけで言えることと、別に根拠を確かめる説明を分けましょう。

マークは、認められたデータと使用条件を確認する

マークを使う場合は、発行元が認めるデータを、利用できる立場の担当者が準備します。見つけた画像や印刷物から抜き出した物を、そのまま使えるとは決めないようにします。

JQAの前掲手引きでは、印刷やWeb掲載にJQAが提供する電子データを使うことも案内されています。実際の入手や利用の条件は、企業側の担当者が案内を確認し、制作へ渡す範囲を整理します。

形、色、大きさ、必要な併記などの条件は、実際に使うマークの規程に沿って確かめます。会社案内の色に合わせて描き替えたり、別のマークと合成したりする前に、表示条件と原稿案を確認できる状態にしましょう。

認証書や表彰状の紙面そのものを載せたい場合も、その掲載条件を別に確認します。証書を持っていることと、どの範囲を複製して紹介できるかを、同じ確認で済んだ扱いにはしません。

冊子とWebで、同じ確認済み情報へそろえる

会社案内の冊子、事業紹介ページ、沿革などに同じ記録を載せる場合は、参照する資料と確認済みの表記をそろえます。以前の冊子を写して新しいページを作ると、現在の状態や対象範囲の変更を見落とすことがあります。

何を参照し、いつ、誰が原稿を確認したかを制作記録へ残します。状態や表示条件が変わった場合に、どのページや配布物を見直すかをたどれるよう、掲載箇所と更新担当も合わせておきましょう。

相談には、根拠資料と表示条件を添える

複写 HUKUSYAへは、紹介したい認証・表彰の資料、使うことを確認した画像データや表示条件、掲載したい会社案内・Webの箇所をお知らせください。冊子・カタログ・Web制作の案内をもとに、確認済みの内容を原稿と紙面へ反映する範囲を相談できます。

認証の認定や法律上の判断は、編集・デザインの作業で代わりに済ませるものではありません。対象や現在の状態、使用条件は会社側と関係機関で確かめ、最終原稿を確認する方、制作範囲、担当・費用を個別に合わせて進めましょう。