家族や教室で作品集を確認するとき、修正の返事をどうまとめるか

家族や教室の作品集を確認してもらうと、名前の訂正、載せたい作品の希望、まだ確かめられない情報が、別々の返事で届くことがあります。そのまま制作側へ転送すると、どのページを直せばよいのか、誰の返事で決めてよいのかが伝わらないこともあります。

まず同じ確認用の版を見てもらい、ページと作品を特定します。そのうえで、了承済みの訂正と、相談したい希望、確認中の情報を分けて返しましょう。全員の返事を一つにまとめても、全員の了承が済んだことにはなりません。

その人が確かめられることを頼む

確認を頼むときは、「全部見てください」だけでなく、見てほしい作品と項目を添えます。作者には作品名や名前の表記、教室の担当者には掲載する生徒と作品の組み合わせ、家族には本人から聞いている説明など、その人が確かめられる範囲をお願いすると返事を整理しやすくなります。

返事をまとめる窓口も決めておきます。ただし、窓口は届いた内容を整理して伝える役目です。掲載する作品や変更内容を最終的に了承する人とは、同じとは限りません。作者本人への確認が必要なことを、窓口だけで決めないようにします。

同じ版のページと作品を指して返してもらう

「花のページの名前を直して」では、似た作品があると場所を取り違えかねません。「確認用第1版・6ページ・『白い花』の作者名」のように、版とページ、作品を一緒に示します。ページ番号が変わる場合に備えて、作品名や画像の特徴も添えると照合できます。

以下は、返事のまとめ方を考えるために作った架空の紙面と会話です。実在の作品、人物の発言や了承を示すものではありません。

この見本の制作年は、まだ裏付けが取れていない仮の記載です。確認用の紙面に数字が入っていても、それだけで確定した情報にはなりません。

三つの返事を、訂正・希望・確認中に分ける

同じ紙面を見た三人から、次の返事が届いたとします。

• 作者の返事：「6ページの作者名は『山田 はな』ではなく『山田 花』です。この表記でお願いします。」
• 家族の返事：「6ページの『白い花』より、本人が気に入っている『窓辺の葉』を載せてはどうでしょう。」
• 教室担当の返事：「『白い花』を描いたのが2018年かは、手元の記録では分かりません。作者に確かめたいです。」

名前は、表記を確かめられる作者から訂正が届いています。一方、作品の差し替えは家族からの提案で、作者の了承はまだありません。制作年も未確認です。この三件をすべて「修正してください」と並べると、希望や推測まで決定事項として伝わってしまいます。

返事の出所を残したまま、例えば次のようにまとめられます。

• 了承済みの訂正：確認用第1版・6ページ「白い花」の作者名を「山田 はな」から「山田 花」へ。作者本人の返事で表記を確認済みです。
• 掲載作品の相談：同ページを「窓辺の葉」へ差し替えたいという家族の希望があります。作者本人の了承待ちなので、まだ差し替えを進めないでください。窓口から作者へ確認します。
• 制作年の確認待ち：同ページの「2018年（仮・要確認）」は確定していません。教室担当の手元には裏付けがなく、作者本人への確認待ちです。窓口が返答をまとめます。確認用の仮記載を、そのまま確定原稿として使わないでください。

ここで決まったのは、作者名の表記です。差し替える作品と制作年は、まだ決まっていません。後から作品を差し替えることになれば、名前だけでなく、その作品の題名・制作年・説明も対応させて確認します。

食い違う希望は、返事の多さで決めない

家族が選びたい作品と、作者が載せたい作品が違うこともあります。窓口はどちらかの返事を消したり、先に届いた案を確定したりせず、誰の希望かを残して本人へ戻します。「家族から差し替えの提案がある。作者はどちらを載せたいか」と、判断してほしい点を絞って尋ねます。

制作年も、確かめた結果が分からないままなら、年を推測して埋める必要はありません。年を載せないか、「制作年不明」とするかなど、掲載の仕方を相談できます。分からないことと、まだ返事を待っていることは分けておくと、次に誰へ確認すればよいかが伝わります。

変更の受付条件を確かめ、直した箇所を見直す

返事をまとめたら、了承済みの変更と相談中の項目を分けて制作側へ渡します。確認や決裁をする人、返事を取りまとめる窓口も添えましょう。修正を受け付けられる範囲・回数・時期は、制作先と個別に確認します。返事が届いた時点で、どの変更もそのまま反映できるとは限りません。

新しい確認用の版が届いたら、伝えた変更が該当する作品に反映されたか、保留していた希望が勝手に確定していないかを見ます。途中で別の版への返事が届いたときは、そのまま足さず、現在の紙面にも同じ記載があるか照らし合わせてから伝えます。

作品集づくりでは、画像だけでなく、名前や作品に添える言葉も一緒に整えていきます。複数人の確認が必要なときは、作品の点数や使い道とともに、誰が何を確認する予定かを作品集制作の相談でお知らせください。