古い社内報の記事を探す、号とページへ戻れる索引

「昔の工場が移転したとき、社内報には何と載っていたか」。社史の説明をまとめるとき、発行年月の付いたファイルは並んでいても、どの号のどの記事を開けばよいか迷うことがあります。見出しを見つけても、別の部署の移転や、移転後の記事かもしれません。

この案では、三号の社内報から、二頁にある三つの記事を索引に載せます。「移転」と旧工場名の「南町工場」を入口にし、候補を見比べてから元の号と掲載頁へ戻る構成です。先に決めるのは、探したい記事と、その記事を読める戻り先です。

同じ「移転のお知らせ」を、号と対象で見分ける

三つの候補には、よく似た見出しがあります。第7号と第13号は、どちらも「移転のお知らせ」。第12号には「移転後の設備点検」があります。「移転」ということばだけでは、工場が移る案内を一つに決められません。

そこで索引には、見出しの横に号・発行年月・掲載頁を置き、記事が何について書かれているかも示しました。第7号は工場の移転、第13号は本社の相談室の移転、第12号は移転後の設備点検です。編集担当の名前は別の項目として残し、担当者が同じかどうかだけで記事をまとめません。

社内報の記事索引で「移転」と入力して「探す」を押すと、三件が並びます。工場の移転を読むなら「第7号の2頁を読む」へ進みます。同じ見出しの第13号や、移転後の記事である第12号も、索引からそれぞれの本文を開いて確かめられます。

旧工場名からも、同じ号と頁へ戻る

「移転した記事」という出来事の記憶より、「南町工場」という以前の呼び名を覚えていることもあります。この案の索引では、見出しと、索引に載せた二頁記事の本文を探す対象にしています。本文にある旧工場名から探すと、第7号の二頁が一件の候補になります。

第7号の二頁には、南町工場が2014年5月に丘の上工場へ移る案内があります。旧工場名は南町工場、新しい呼称は丘の上工場です。二つの検索語で開いた先が、同じ号・同じ頁・同じ本文であることを確かめます。

ここで、索引に置いた2014年4月は社内報の発行年月です。本文にある2014年5月は移転の予定月。発行した月を、そのまま出来事が起きた月として社史へ転記しないよう、二つの日付を別に読める状態で残しました。予定の案内だけから、実施された日まで決めることもしません。

記事の一文で終えず、元の号の前後を読む

索引は、記事へ戻るための入口です。第7号の閲覧先には一頁と二頁を置き、一頁の「工場からの便り」から、同じ号の二頁へ進めます。二頁の記事を開いたあとも、号の先頭や前の頁へ戻って読めるようにしました。

第13号の「移転のお知らせ」を読むと、対象は本社の相談室で、工場の案内ではないことが分かります。第12号の「移転後の設備点検」にも、2014年版の工場移転のお知らせとは別の記事であることが残っています。見出しの一致を、同じ出来事の証拠にはしません。

頁の画像の横には、対応する本文も読みやすい大きさで置きました。画像で号・頁・配置を確認し、文字が小さいときは同じ頁の本文を読みます。「記事の索引へ戻る」で戻った先には、入力した検索語と候補が残るので、別の号を続けて見比べられます。

最初に載せる記事を、探したい場面から選ぶ

この索引に載せたのは、三号の二頁記事です。一頁の案内は各号で読めますが、検索対象には加えていません。書庫の全記事を探せる状態として案内せず、入口のそばに、索引へ載せた範囲を示します。

自社の資料なら、まず「旧工場名の載る案内を読みたい」「周年冊子に使う説明の掲載号を確かめたい」といった探し方を挙げます。そのために必要な記事の見出し・号・発行年月・頁をそろえ、覚えていそうな旧呼称が本文のどこにあるかを確認する。次に、索引からその頁を開き、元の号へも戻れるかを試します。

記事を引用したり説明資料へ使ったりするときは、掲載号と頁を一緒に控えておけば、あとから前後を読み直せます。国立国会図書館のメタデータ流通ガイドラインにも、タイトルと巻次、掲載誌とその中の部分を結び付ける項目があります。¹ この案では、その考え方を小さな記事索引の対応づけに使っています。

社内報のデータ化と、用途に合う資料・Webの編集については、企業資料のデジタル化と活用をご覧ください。相談の際は、手元の号数と発行時期、探したい記事や旧呼称、誰に見せるかをお知らせください。社内だけで使うか、外へ公開するかも伺い、必要な頁と入口を考えます。OCRや検索機能が必要な場合は、その作業範囲を個別に確認します。

参考資料

1. 国立国会図書館「メタデータ流通ガイドライン 共通編」1-1「タイトル・巻次・部編名」、10-6「部分」。号の区別と、記事を掲載誌へ結び付ける背景として参照。