廃番製品の問い合わせで、当時のカタログと現在の案内を分ける

「2018年版のT10の説明を見たい。今も注文できるか」。書庫からカタログを見つけると、この二つの質問を同じページで答えたくなるかもしれません。けれども、そこに残っている紹介文は、発行当時の掲載情報です。今の注文や修理の扱いまで、そのページから決めることはできません。

この案では、卓上トレーT10の2014年版・2018年版の掲載を、発行年で選べるようにします。その下には「現在の案内」を別に置き、更新日と確認できていない項目を残します。資料を探す入口と、問い合わせに返す情報を一緒に考えます。

同じ型番でも、必要な発行年を選ぶ

2014年版の資料R01には「掲載色：白」、2018年版の資料R02には「掲載色：濃い灰色」とあります。型番はどちらもT10です。型番だけで二つを一つにまとめると、問い合わせで指定された2018年版へ戻る手がかりがなくなります。

そこで、索引には型番と発行年を一緒に置きました。「T10」を見つけたあと、2014年版か2018年版かを選びます。発行年は資料の版を選ぶ情報で、製品の発売年や製造年の欄へ移しません。

紹介文だけを抜き出さず、その版の情報全体へ戻る

R02の紹介文は「手元の小物をまとめる、卓上のトレー。」です。この一文だけを渡すと、どの版から引用した説明かが伝わりません。同じ画面に資料ID、型番、発行年、掲載色を残し、紹介文の前後も読めるようにします。

年代付きの資料一覧から「2018年版の掲載情報」を開くと、R02の情報全体を読めます。画面内の「資料の一覧へ戻る」で索引へ戻り、別の「現在の案内」へ進める配置です。紹介文の横へ今の注文案内を混ぜることは避けました。

R02には、2014年版より新しいことだけでは現在の注文可否や在庫を確認できない、という説明も残しています。手元で最も新しいカタログと、今の状況を確認した案内は、役割の違う資料です。

生産終了と、在庫・修理の可否を分けて残す

この案の現在の案内R03は、更新日を2026年9月30日、生産終了年を2020年として組んでいます。「現在の扱い：生産終了」を示し、その下に「注文可否・在庫・修理受付・部品供給・代替品：未確認」と置きました。

生産終了と、在庫がないことや修理できないことは同じ情報ではありません。生産終了の欄があるからといって、注文できない・修理を受け付けないと欄を埋めず、製品を扱う担当部署の案内で項目ごとに確かめます。

過去の掲載を読む人が現在の扱いへ進める一方、現在の案内を読む人も、参照している2014年版・2018年版へ戻れるようにしました。古い資料を消して新しい一行に置き換えるのではなく、いつの、何についての情報かを保ちます。

資料を渡す文も、二つの質問に分ける

例えば、2018年版の説明を渡す文は、次のように分けられます。

2018年版のT10の掲載情報をご案内します。発行年・型番・掲載色と紹介文を、同じ資料でご覧いただけます。現在の注文可否・在庫・修理受付・部品供給・代替品は未確認のため、現在の案内を別に確認します。

ここで渡すR02は、過去に何が掲載されていたかを読む資料です。今の注文を受けられるという返答にはしません。現在の扱いを確認できたら、その根拠となる案内と更新日を、過去のカタログとは別に添えます。

問い合わせで使う範囲から、資料のデータ化を考える

紙のカタログをデータにするなら、製品のページだけでなく、表紙や発行年の根拠も同じ資料として残します。該当する型番の索引から元ページへ戻れるよう、資料名と発行年を結び付けておくと、説明を選んだ理由を見返せます。

ジャパンサーチの「デジタルアーカイブ活動」のためのガイドラインも、資料を識別する番号や日付を記述し、日付が何を表すかを資料の種類に合わせて扱います。[1] この案で発行年と現在の案内の更新日を分けたのは、それぞれの情報を使う目的に合わせた配置です。

複写では、企業の製品カタログや過去の広告などの撮影・スキャンと、選んだ資料をカタログ・Webへ生かす制作をご相談いただけます。企業資料のデータ化と活用の詳しい案内で、撮影・編集・追加制作の範囲をご確認いただけます。

ご相談には、対象の型番、手元のカタログの発行年と該当ページ、現在の扱いを確認する部署や案内、社内で使うか外部へ渡すかをお知らせください。必要な資料と見せ方を確認し、編集やWeb制作の範囲・費用を個別にご案内します。

参考資料

1. ジャパンサーチ「『デジタルアーカイブ活動』のためのガイドライン」。「メタデータの作成・更新」の識別と日付の記述を参照。