会社の資料データ化を提案する｜使い道が伝わる社内企画書の作り方

古い製品カタログや写真、図面をデータ化したい。でも社内では、「何に使うのか」「どこまで頼むのか」を聞かれて、説明に困ってしまう。企画書は、スキャンする資料の点数だけでなく、いま困っている場面と、作ったデータを誰がどう使うかから組み立てると、依頼する範囲を話し合いやすくなります。

会社の資料を一度にすべてデータ化する案だけが、出発点ではありません。まず必要な資料群から始める案と、全体へ広げる案を比べ、今回決めたい範囲と、後から確かめることを分けておきます。

「紙が多い」から、困っている場面へ進む

資料が増えていることは背景になりますが、それだけでは、何を作れば役立つかが見えません。たとえば、過去の製品について問い合わせを受けたとき、どのカタログを探せばよいか分からない。広報が古い写真を使おうとしても、撮影時期や内容を知る人へ毎回確認している。こうした使う場面を書き出します。

企画書には、「資料を画像にしたい」に続けて、「誰が、何を確かめるために開くのか」を一文で入れます。同じ製品カタログでも、営業が旧製品の仕様を確認したいのか、広報が会社の歩みを紹介したいのかで、最初に集める情報は変わります。

いまの所要時間や問い合わせ件数を測っていなければ、削減時間や効果を数値で埋める必要はありません。「所在が担当者の記憶に頼っている」など、確認できる困りごとと、実施後に確かめたいことを分けて記します。

資料一覧は、使い道と未確認のことを一緒に書く

下は、社内で相談するための資料一覧の記入例です。点数や状態が分からない欄は、そのまま未確認として残しています。

最初に整理する資料のまとまり

資料のまとまり	使い道と、確かめること
旧製品カタログ	営業が旧製品の仕様を探す。対象とする製品群、冊数、ページ数、改訂版の有無を確認する。
製品写真	広報が過去製品を紹介する。何を写した写真か、年代、掲載に使える範囲が分かるかを確認する。
大判の紙図面	設計担当が既存の記録を見返す。寸法、折り畳みや傷み、閲覧できる人、持ち出しの条件を確認する。

最初から、一枚ずつの完全な目録を作る必要はありません。箱や棚、製品群など、相談を始められる単位で種類とおおよその量をまとめます。ただし、冊数と撮影するページ数、写真の枚数と図面の枚数は区別し、見積もりで数え方が食い違わないようにします。

資料を撮影・スキャンすることと、写真の年代や図面の内容を調べて確定することは別です。分かっている説明を誰が渡すか、不明な項目を誰が確かめるかも、未決事項として見えるようにしておきます。

画像化、情報の入力、編集、保存運用を分ける

「データ化一式」という依頼には、異なる作業が含まれやすくなります。企画書では、少なくとも次の四つに分けて考えます。

• 撮影・スキャン：どの資料の、どの面やページを画像にするか。
• 情報の入力：名称、年代、資料番号など、何を入力し、原物の画像とどう対応させるか。
• 編集：画像をまとめた閲覧用の資料、冊子やWebなど、何を仕上げるか。
• 保存と日々の管理：受け取ったデータをどこに置き、誰が閲覧・更新し、原物をどう戻すか。

画像があるだけで、内容を検索できる仕組みまで整うとは限りません。文字検索や項目による絞り込みが必要なら、その希望を別に伝え、作るデータと利用環境の範囲を確認します。紙図面の画像化と、図面を編集できる設計データへ作り直す仕事も区別します。

外注する作業と社内に残る作業を書き分けると、画像を受け取った後の担当が空白になりにくくなります。資料を選ぶ人、内容を確認する人、納品を受ける人、日々の管理をする人が同じかどうかも確認します。

最初の資料群から始める案と、全体案を比べる

使う場面がはっきりしている旧製品カタログから始めるなら、最初の対象を一つの製品群に区切る案があります。その範囲の量、必要な画像と項目、使う部署、納品後に確かめることをまとめます。小さく始めること自体を目的にせず、今回の困りごとに役立つ範囲にします。

全体案では、ほかの製品群や写真、図面まで広げたときに、何が増えるかを示します。資料の種類や大きさが変われば、取り扱い、画像化、情報の整理、内容確認の仕事も変わります。最初の資料群の単価や作業量を、そのまま全資料へ当てはめないようにします。

二つの案は、対象、成果物、社内担当、費用を確認する条件、使い始める時期を同じ順に並べます。対象資料の所在や量がまだ分からないなら、まず整理に必要な作業を見込み、すぐに全体の撮影日程が決まる形にしないことも大切です。

社内企画書は、この順番で一枚にまとめられる

説明のたたき台として、次のように書けます。実際の社内様式がある場合は、その項目へ移して使います。

目的：営業が、旧製品の問い合わせに必要なカタログを探せるようにする。
最初の対象：一つの製品群の旧カタログ。冊数・ページ数と改訂版は確認中。
欲しい成果物：対象ページの画像と、製品名・資料番号・画像の対応一覧。閲覧のまとめ方は相談する。
社内の担当：営業側で対象と説明を確認し、データの保管先と日々の管理担当は実施前に決める。
見積もりの確認：画像化、情報入力、閲覧用の編集を分け、資料の受け渡しと返却条件も確認する。
実施後の確認：対象の旧カタログを探し、必要なページを開けるか、利用する担当者が確かめる。
今回決めたいこと：最初の資料群の整理と見積もり相談を進める範囲。全体への拡大は別途検討する。

効果を示すために測っていない削減率を置くより、誰が何をできれば今回の目的を満たすかを書いておくと、納品後の確認にもつながります。対象を広げる判断は、最初の資料群で分かった作業や、ほかの部署の使い道も踏まえて考えます。

資料の種類と、使いたい場面を添えてご相談ください

複写の企業資料の撮影・データ化では、資料の種類や量、状態、用途を伺って、画像化とその後の制作をご相談いただけます。社内企画の段階では、代表的な資料の写真と、使いたい部署・場面、最初に取り組みたい範囲をお知らせください。

資料を撮るところまでか、情報の整理や閲覧用の編集も必要か。社内で行う作業と合わせて確かめ、今回見積もりを相談する対象と成果物を決めましょう。