移転前の資料データ化、原物へ戻れる見通しで選び直す

事務所の移転前に資料をデータ化したくても、箱の中をすべて記録する時間が取れないことがあります。まず選びたいのは、近く使う資料と、移転を境に原物を取り出せなくなる資料です。使うのが翌年でも、今しか原物へ戻れないなら、先に記録を相談する理由があります。

ここでは移転まで30日として、三つの資料群を選ぶ案を見ます。翌年に使うBの保管先を見直したとき、先に記録する対象がどう変わるかを、同じ資料の前後二つの紙面で比べます。

使う時期と、原物へ戻れる見通しを並べる

この案では、Aは翌月の展示案内に使う原稿と準備メモ24枚、Bは翌年の展示を考えるときに見返すメモや版の記録36枚です。Cは二冊に綴じた12頁の資料で、掲載する範囲はまだ決めていないとします。図には各群の代表二点を載せています。

AとBはどちらも単葉の資料として考えます。Aの原物は移転後も取り出せる一方、Bは今のままでは取り出せない。Cは原物へ戻れても、綴じの緩みや紙の傷みがあるとして、開き方と写す頁を先に相談する群に分けます。

翌年の資料も先行候補に入る理由

使う日だけで並べれば、翌月に必要なAが先になります。ただ、Bを「来年の資料だから後で」とすると、移転後に原物を取り出せず、必要な箇所を確かめられないままになるおそれがあります。この条件では、AとBの両方を先行候補に入れます。Aは使う日が近いから、Bは原物へ戻れる機会が限られるからです。

Cについては、期限を理由に無理に開く前提を置きません。全頁を写すか、必要な頁だけにするかも、開ける範囲と状態を確かめてから相談します。A・Bの記録順と、Cの取り扱いの相談は分けて考えます。

Bを後から取り出せるなら、選び直す

次に、Bは別の場所に保管し、翌年の準備時に取り出せると分かった場合を考えます。変えたのはこの条件だけです。Bの36枚という数量、翌年に見返す用途、資料の中身、AとCの条件はそのままにします。

そうであれば、Aを先行候補に残し、Bは次の記録候補として保管する案に変えられます。Bを不要と判断したわけではありません。次に必要になる日まで、原物へ戻れる見通しが立ったため、今の相談から外せるという判断です。

「保管できる」は、置き場所が決まっただけでは判断しにくい言葉です。必要なときに誰へ頼むか、どの箱に入っているか、取り出せる時期はいつかまで見通しを持てると、Bを次の候補へ移す理由がはっきりします。取り出せるかまだ分からなければ、この前後差は成り立ちません。

保管する資料の対応も残す

Bの「展示を振り返るメモ」は、展示の見せ方と次に見返したい内容を残しています。「配布物の版の記録」は、そのメモに対応する原稿と配布物の版を区別する資料です。片方だけでは、次の担当者がどの内容とどの版を一緒に確かめるか分かりにくくなります。

保管へ回すときも、この二点の対応は残します。図のB01・B02という番号は資料を区別するためのものです。原物の頁順を確認したことにはなりません。頁が抜けていたり、対応先が見つからなかったりする場合は、内容を補ったつもりにせず、そのまま次の確認事項へ残します。

選んだまとまりから相談する

資料のデータ化の相談では、先行候補にした群の種類・概数・大きさ・状態と、何に使うか、いつ必要かを伝えます。移転に合わせるなら、原物を預けられる時期と返却先、後に回す群の保管・取出し予定も添えると、記録する範囲を相談しやすくなります。30日で全群を記録できることを前提にせず、対象と日程は個別に確認します。

データ化した資料を案内や冊子へ載せる場合は、原物を記録する作業と、文章・紙面を編集する作業も分けて考えます。企業資料のデジタル化と活用では、資料の種類、納品仕様、編集・社内共有に向けた確認内容を案内しています。

資料をどの基準で選ぶかは、保管や利用の目的によって変わります。国立国会図書館では、自館の資料について希少性・劣化状況・利用頻度などを考慮してデジタル化対象を選んでいます［1］。ここでの移転期限と原物への戻り方の比較は、担当者が自分の用途に合わせて選び直すための案です。