PDF/Aで資料を保存するには｜通常PDFとの違いと確認手順

古い冊子や業務資料をPDFにまとめると、ページ順に閲覧しやすくなります。さらに長期保存を考えるときの選択肢がPDF/Aです。ただし、拡張子は通常のPDFと同じで、保存しただけでは規格への適合も内容の正しさも確認できません。

PDF/Aが目指すのは文書の見え方を保つこと

PDF/Aは、文書を長期保存するためにPDFの使い方を制限した規格群です。米国議会図書館は、静的な見た目を長期に保つことを主な目的として説明しています。フォントや色の扱いなどに条件があり、通常のPDFで使える機能がすべて使えるわけではありません。PDF/A規格群の説明

PDF/Aには複数の版や適合レベルがあります。単に新しい版を選ぶのではなく、受入先の文書管理システムや保存方針が指定するものを確認します。PDF/Aという言葉だけで発注せず、必要な規格名を依頼書に残しましょう。

原画像、検索用テキスト、閲覧用PDFを区別する

紙を画像として取り込んだPDFは、そのままでは文字検索できない場合があります。OCRでテキストを付けても、誤認識や読む順序の間違いは別に確認が必要です。PDF/Aへの変換が、OCRの正確さや読み上げのしやすさを自動的に保証するわけではありません。

例えば町内会の記念誌を保存するなら、各ページの原画像、ページ順にまとめたPDF、OCRテキストの校正状況を分けて記録します。後から文字を直すためにも、変換前のデータをすぐ削除しないでください。画像へ強い補正をかけた場合は、補正前の版も残します。

変換後は規格検証と目視確認の両方を行う

1. 指定した形式へ書き出す。使用ソフトと設定を記録し、元ファイルとは別名で保存します。
2. 適合性を検証する。対象規格に対応した検証機能で確認し、結果と日時を残します。ファイル名にPDF/Aと付けるだけでは検証になりません。
3. ページを照合する。表紙、本文、折込、裏面の欠落や重複、順序、向き、裁ち落としを確認します。
4. 文字と画像を確認する。細かい文字や図、薄い線、色付きの注記が読めるかを見ます。検索が必要なら実際に語句を検索します。

機械的な適合検証が通っても、違う資料を取り込んだことやページの欠落までは分かりません。人が確認した範囲を記録し、「全ページを見た」「一部を抽出した」を区別します。契約や証拠として扱う文書は、その用途の保存要件も担当部署へ確認してください。

保存場所と見直す担当者まで決める

長期保存は一度の変換で終わる作業ではありません。ファイル名と資料台帳を対応させ、複数の場所へバックアップし、後日開けるかを確認します。添付ファイルを含める場合は、その中身も将来利用できる形式かを別に検討します。

外部へ依頼する際は、冊数・ページ数、折込や傷みの有無、検索の必要性、指定規格、確認範囲を伝えます。複写でのPDF/A化やOCRなど追加処理の対応可否は、資料と必要な仕様を見て個別に確認します。まずは資料のデジタル化について相談し、撮影・スキャンとその後の処理を分けて見積もりを確認してください。