図録の校正と校了の進め方｜修正指示・版管理・最終承認

図録の終盤では、作者名の訂正、画像の差し替え、ページ順の変更が同時に届くことがあります。見落としを減らすには、修正を一つの一覧に集め、確認した版を明確にすることが大切です。校正から校了、入稿までの担当と判断の手順を整えましょう。

確認する人と最終判断する人を決める

作品情報を確認する人、文章を読む人、画像やレイアウトを見る人、最終的に印刷を承認する人を決めます。少人数の制作では兼任でも構いませんが、誰かが確認したはずという状態を作らないことが大切です。

納品日から逆算し、初稿の確認、修正、再確認、最終承認、印刷・製本・配送の時間を確保します。必要な校正回数や各工程の日数は、内容と発注先によって変わります。作品情報や許可が未確定なものは、後で埋める場所と担当者を一覧に残してください。

修正はページと対象が分かる形でまとめる

修正指示には、版の名前、ページ番号、対象箇所、現在の内容、修正後の内容を記載します。「少し整える」「前のように戻す」といった指示だけでは判断が分かれます。画像を差し替える場合は、作品番号とファイル名、使う画像の見本を添えましょう。

複数人から届いた指摘は、制作窓口が一つの一覧へまとめます。同じ箇所に異なる指示があれば、そのまま制作担当へ渡さず、どちらを採用するか決めます。修正不要となった指摘も履歴に残すと、再び同じ変更を入れる混乱を防げます。

修正箇所を確認してから全体を読み直す

修正済みのPDFを受け取ったら、一覧の各項目が反映されたかを照合します。その後で全体を通して読み、修正によって文章が別ページへ送られたり、目次とページ番号がずれたりしていないかを確認します。

最終確認では、作品画像とキャプション、作者名、作品名、制作年、クレジット、表紙、背表紙、奥付を点検します。未確認の仮文字や画像が残っていないか、掲載条件が解決しているかも確かめます。印刷会社のデータ検査が、固有名詞や作品情報の正しさまで保証するわけではありません。

校了は対象のPDFを特定して伝える

校了は、内容の確認を終え、印刷へ進める判断として扱います。「修正しておいて、そのまま進めてください」で終わらせず、反映後の最終PDFを確認します。承認者、承認日時、ファイル名、残っている条件がないことを記録しましょう。

入稿用のフォルダを分け、古い版が混在しないようにします。校了後に誤りが見つかったら、まず窓口へ連絡し、工程を止められるか、修正費用や納期に影響するかを確認します。返答を待たずに別のデータを送り、どちらが最終版か分からなくしないことが大切です。

納品時の確認まで担当を残す

納品時は、承認した版との対応、ページの順序と抜け、部数、汚れ、綴じの状態を点検します。気になる点は現物と写真、該当ページを残して発注先へ相談してください。配布が始まる前に確認する時間を設けておきます。

完成後は、最終PDF、編集用データ、画像、発注仕様、承認記録を整理します。増刷や改訂時には、前回の確定版から変更箇所を洗い出せる状態が役立ちます。初期のページ設計は図録レイアウトの基本と合わせて進めてください。