担当交代の前に、会社案内に使える写真を引き継ぐ

退職や異動を前に、会社の写真をまとめて後任へ渡す。フォルダの中には製品写真も工場の写真もあるのに、次の会社案内でどれを使えばよいのか分からない。そんな引き継ぎでは、画像の枚数よりも、写真と説明のつながりを確かめたいところです。

まずは次に作る会社案内で使いたい写真を一枚選び、その写真の元画像、現在の製品名、掲載できる範囲までたどれる形にします。すべてを整理し終えるのを待つより、近い制作予定から、渡す資料と確認することを具体化できます。

次の会社案内に載せたいものから選ぶ

来月の会社案内で現行製品を紹介するのか、周年の冊子で過去の工場を紹介するのか。同じ写真でも、使う目的によって確認する内容は変わります。まず制作物、載せたい対象、いつの姿を伝えるかを後任と共有します。

現行製品の紹介に古い型の写真を使ってよいとは限りません。一方、過去の製品を載せる写真も、沿革を伝える資料として必要になることがあります。古い写真を一律に除くのではなく、今の紹介に使う候補と、過去の記録として残すものを分けます。

掲載ページから、元画像と今の説明へ戻れるようにする

前回の会社案内は、使った写真と紙面の関係を知る手掛かりになります。ただし、ページを切り抜いた画像と、編集に使った元画像は別のものです。写真の周囲を切り取った版しかないと、次の紙面で必要な範囲が足りないこともあります。

掲載ページと対応する保存画像を確かめ、後任が見分けられる名前や一覧でつなぎます。説明には、製品名、確認した時点、内容を確かめる部署や役割を添えます。ファイル名に新しそうな日付が付いているだけで、現在の製品の写真と決めないようにします。

元画像が見つからない写真は、そのまま印刷に使えると判断せず、過去に制作した担当へ確認するものとして残します。紙の写真しかない場合は、その原物を撮影・データ化する相談へ分けられます。

前回載せた写真も、今回の使用範囲を確かめる

社内で見返すために保存した写真と、社外へ配る会社案内に載せる写真では、確認する範囲が異なります。過去の掲載ページだけを根拠に、今回も同じように使えるとは決めず、掲載先と公開する範囲を確かめます。

説明が古い、写っている場所が変わった、使える範囲が分からない。それぞれの写真で何が未確認なのかを残し、相談する先を付けます。確認待ちの候補が採用済みの写真に紛れないようにしておくと、後任も次に聞くことを整理できます。

六枚の写真で、引き継ぐ情報を考える

たとえば、会社案内のために六枚の写真を整理する場面を考えます。ここでは説明用に作った架空の製品と作業場を使います。実在する会社の製品履歴や、写真の使用許可を示す例ではありません。

青い卓上スタンドは現行製品で、今回の紙の会社案内に使う設定です。白いスタンドは旧型で、製品の沿革を紹介する用途に限ります。木目の展示台は現行製品ですが、使える範囲をまだ確認していません。見た目が整っていても、この三枚を同じ採用候補にはできません。

作業場の写真にも違いを付けます。移転前の作業場は沿革の紹介用、現在の作業台は社内閲覧用です。もう一枚は以前の掲載ページだけがあり、元画像も現在の製品名も分からない設定にします。現行製品を紹介する紙面では、製品が写っているかだけでなく、今の説明と使用範囲まで確かめる必要があります。

一覧には、写真の番号と見分けられる説明、元画像の保存先、現在の製品かどうか、今回使える範囲、確認先の役割を並べます。分からない欄は空欄にせず「未確認」とし、誰に聞くかを添えます。元画像がない候補には、掲載ページの保存先と、元画像を探す必要があることを残します。

この作例では、制作側とは別のAIが資料一式のファイルを開き、青いスタンドの保存画像と過去掲載ページが同じ写真であることを照合しました。写真一覧へ戻って現行製品の説明と今回の紙会社案内に使う設定を確かめ、この課題で選ぶ一枚をP01としています。元画像がないP04は、別の画像で補わず確認待ちに残しました。

これは、設定を事前に知る確認者による架空資料のファイル照合です。初めて資料を受け取った人間の後任が迷わず選べた、実企業の掲載許可が得られた、印刷に使える画質を確かめたという結果ではありません。

この例を実際の引き継ぎで試すなら、後任には「次の紙の会社案内で紹介する現行製品を一枚選ぶ」と伝えます。渡した資料から写真と説明を見つけられるか、使わない候補の理由を説明できるかを一緒に確かめます。途中で前任者の記憶に頼った箇所があれば、その情報を一覧へ補います。

不足を、写真の準備と会社案内の編集に分けて相談する

引き継ぐ時点で、すべての写真が次の掲載に使える状態でなくても構いません。今ある画像、原物しかない写真、説明を確認したい写真を分けておくと、撮影・データ化を頼む範囲と、会社案内の編集で相談する範囲を伝えられます。

複写 HUKUSYAの企業資料のデジタル化と活用では、記録写真や広告、製品カタログなどの撮影・スキャンと、冊子・Webへの編集をご相談いただけます。一覧との対応や説明原稿の整理も必要なら、画像データの納品とは分けて作業範囲を確認します。

社内の保管場所や閲覧権限の引き継ぎは、社内の担当へ確かめます。写真を整理する依頼に、情報システムの権限移管や保管期間の決定まで含まれるとは考えず、それぞれの担当と役割を決めておきます。

ご相談・お見積もりには、次の制作物、掲載したい写真の見本、元画像の有無、分からない説明を添えてください。写真の概数と制作予定が分かれば、記録する範囲と編集に必要な資料を一緒に整理できます。

引き継ぎの最後には、後任が一枚を選ぶところを確かめます。説明を口頭で補わないと選べなかった部分を、退職や異動の前に資料へ戻しておく。その一枚から、次の会社案内を作り始められる引き継ぎに近づけます。