作品展の「参加」を分ける――出展する人と、見に来る人の案内を整理する

作品展の案内で「参加する方はお申し込みください」と書いたとき、作品を出したい人への説明でしょうか。それとも、見に来る人も手続きが必要なのでしょうか。

出展の申込みと来場の案内が同じページに混ざると、読む人が自分に必要な行動を見分けにくくなります。「出展する方へ」「見に来る方へ」と目的を分け、主催者が確認した条件をそれぞれの原稿へ整えましょう。

「参加」が何を指すか、読み手から確かめる

主催者にとっては、作品を出す人も見に来る人も、作品展に関わる方です。一方、案内を初めて読む人は、同じ「参加」という言葉から別のことを想像するかもしれません。

作品を出す人には、対象となる方、申込方法、出す作品、提出や返却の条件が必要です。見に来る人には、会期と開場時間、会場、来場手続きの有無などが必要です。

まず、持っている案内原稿の各段落について、誰が何をするための説明かを見ます。ページを二つに増やす前に、見出しと文章の目的を分けるところから整理できます。

一つの案内文を、出展と来場へ組み替える

ここでは「教室の小作品展」という構成案を使います。次は整理する前の自作文案で、実際の作品展の募集や開催条件を示すものではありません。

作品展に参加する方は、お申し込みください。作品は事前にお預かりします。会場でお待ちしています。

このままでは、申込みをする人と、作品を預ける人が同じか分かりにくくなります。来場するための申込みが必要かどうかも読み取れません。二つの目的に分け、次の項目を主催者へ確認してから原稿にします。

作品展の案内を、来場と出展の二つの目的へ分ける例

読む人の目的	まとめる案内
見に行く	作品を見る日時と会場、入場の条件、事前手続きの有無、来場についての問い合わせ先。
作品を出す	出展の対象と申込み、出す作品の条件、提出と返却、出展についての問い合わせ先。

実際に申込みが必要か、誰が出展できるか、何点出せるかなどは、主催者が決めた内容を確認します。例の文章から、来場予約や出展条件を新しく作ることはしません。

来場案内では、見に行くための行動を伝える

来場者向けの見出しは、「見に来る方へ」「ご来場の案内」など、誰が読む部分か分かる言葉にします。最初に日時と会場を見られるようにし、必要な手続きがあるなら、その説明を続けます。

会期の最初と最後で開場時間が違う場合や、会場内の場所が分かれている場合などは、今回の開催内容へ合わせて書きます。作品の受付時間を、来場者が作品を見られる時間として載せないようにします。

原稿を確認するときは、作品を出す予定のない人が読んでも、見に行く方法が分かるかを確かめます。出展申込用の案内へたどり着かないと会場が分からない構成なら、共通情報の置き方を見直します。

出展案内では、申込みと作品の受け渡しをつなぐ

出展者向けには、申込方法と、申込みの後に何をするかを続けて案内します。出展できる方、作品の種類や点数など、主催者が確認した条件を載せます。

提出と返却は、それぞれの日時、場所、方法、問い合わせ先を分けて記載します。会期が分かるだけでは、いつ作品を預け、いつ受け取るかまで分かるとは限りません。

• 出展を申し込む方の対象と、申込方法・期限。
• 出す作品について主催者が決めた条件と、提出に必要な情報。
• 作品を預ける日時・場所・方法と、主催者の受け取り窓口。
• 作品を返す日時・場所・方法と、変更があるときの連絡先。

これは案内原稿の整理項目です。未確定の受け渡し条件を、一般的な作品展の慣例から補わず、主催者が確認した内容でまとめます。

共通情報はそろえ、手続きの名前を具体的にする

作品展の名称や会期、会場など、両方の案内に必要な情報は同じ内容にそろえます。そのうえで、来場のために必要な案内と、作品を出すための手続きを読み分けられるようにします。

ボタンやリンクを設けるなら、「参加する」だけでなく、「出展を申し込む」「来場の手続きを確認する」など、進んだ先で何をするかが分かる文案を考えます。来場に事前手続きが不要なら、主催者へ確認したその条件を案内します。

費用がある場合も、出展にかかるものか、入場にかかるものか、別の体験企画の参加費かを区別します。金額と対象を主催者へ確かめ、「参加費」という言葉だけでまとめないようにします。

出展者に個別に伝える受け渡しの連絡事項は、一般向けの来場ページへ載せる内容と分けて確認します。読む人に必要な範囲へ合わせて、紙の案内とWebの原稿を整えます。

二種類の原稿を持ち寄り、確認する人をそろえる

編集の相談には、現在の告知文、出展申込の案内、提出・返却の連絡など、すでに使っている原稿をお持ちください。別々の担当者が作った文面でも、一度並べると重複や食い違いを見つける手がかりになります。

日時や条件の最終確認をする方も決めます。来場案内だけを直したときに、出展者向けの原稿に古い会場や時間が残らないよう、共通情報を一緒に確かめます。

最初は一枚の紙で見出しを分ける案も、Webで入口を二つに分ける案も考えられます。読む人の目的と原稿の量に合わせ、今回どこまで制作するかを相談します。

作品画像と、主催者が確認した案内原稿からご相談ください

複写 HUKUSYAの作品写真を使う冊子・Web制作では、作品画像と説明原稿から案内を編集する相談を承ります。出展者と来場者のどちらへ何を伝えたいか、今ある原稿から整理できます。

実際の募集・受け渡し・来場条件は主催者が確認します。その内容をもとに、二つの案内の見出し、掲載順、説明文、手続きへ進む言葉を、読む人の行動が分かる形へ整えます。