古文書のスキャンを依頼する前に｜原物の状態・撮影範囲・納品を整理する

古文書を画像として残すと、原物を何度も開かずに内容を確認できるようになります。ただし、通常の書類と同じようにスキャナーへ置けるとは限りません。巻物、和綴じ本、折り畳まれた文書など、形と状態に合わせて方法を相談することが大切です。

最初に、状態と移動の可否を伝える

点数、大きさ、紙の傷み、綴じや巻き方、付属物を分かる範囲でまとめます。持ち出せる資料か、所蔵先での作業が必要かも確認してください。虫損、破れ、貼り付き、粉状の剥落、カビの疑いは、発送前に伝える情報です。

国立国会図書館のデジタル化手引でも、作業前に装丁や折込、付属物、劣化状態を調べることが挙げられています。古文書の画像化では、画素数を決める前に、作業できる範囲を確認しましょう。資料デジタル化の手引

「一冊全部」の範囲を具体化する

表紙、裏表紙、見返し、白紙、折込、挟み込み、裏面の書き込みなどを対象に含めるか決めます。白く見えるページも資料の構成を知る手がかりになる場合があります。読みたい本文だけを撮るのか、原物全体を記録するのかを区別してください。

ページ番号がない資料では、撮影順と原物の順序を対応させる一覧を作ります。付属物を取り出す必要がある場合も、元の位置を記録できる方法を相談します。既存の管理番号があれば、その番号を画像名と納品一覧へ引き継ぐと照合しやすくなります。

解体しないことと、傷まないことは同じではない

本を切らない方法でも、強く開く、重しで押さえる、台へ置き直すといった作業が負担になることがあります。対応方法を確認せず、「非破壊だから問題ない」と判断しないようにしましょう。見えない部分を無理に露出させるより、未撮影の範囲を記録する判断が必要な場合もあります。

原物の清掃や補修は、画像をきれいにする前処理として自分で加えないでください。傷みが強い資料は劣化資料をデジタル化する前の確認事項を参考に、保存や修復の相談を先に行うか検討します。

閲覧、印刷、文字検索のどれに使うかを決める

画像を拡大して読む、展示で印刷する、研究用に細部を確認するなど、利用予定を伝えます。保存用の画像と閲覧用PDFを別に用意する場合は、両方が納品範囲に入るかを確認してください。色付きの注記や印影を残したい場合も、初めに共有します。

文字を検索したい場合、画像の作成とは別にOCRや翻刻の検討が必要です。くずし字や薄い文字では、自動認識した文が原文と一致するとは限りません。手書きOCRの試行と校正を参考に、確認範囲を決めましょう。

受領後は画像数、順序、向き、文字や端の欠けを照合します。複写への古い資料の記録相談は、資料をお送りいただく前に、写真と概要で状態をお知らせください。