作品台帳の作り方｜画像・所在・公開可否を一つの番号で管理する

作品台帳は、作品名を並べるだけの表ではありません。「どの作品か」「どこにあるか」「どの画像を使えるか」を確認するための一覧です。展示会、教室、遺墨の整理では必要な項目が違いますが、一作品を同じ番号でたどれるようにすると、受け渡しや編集の間違いを防ぎやすくなります。

最初は必要な項目だけで始める

初めて作る場合は、次の項目を出発点にします。表計算ソフトでも構いませんが、一つのセルへ複数の作品を入れず、一行が何を表すかを決めてください。

• 作品ID：ほかの作品と重複しない番号。
• 作品名・作者名：確認できた正式表記。仮称は仮称と記載。
• 制作年・素材・寸法：確認できた範囲を記録。寸法の順序と単位を統一。
• 所在：現在の保管先、貸出中なら相手先と予定。
• 画像ファイル名：代表画像と必要な詳細画像をたどる情報。
• 公開の確認状況：展示・冊子・Webなど、用途ごとの確認結果。
• 確認日・確認者・根拠：誰が何を見て入力したか。

連絡先や保険金額など、閲覧者を限る情報は別の管理表に分ける方法もあります。公開キャプションを作る担当者へ、個人情報を含む台帳全体を渡す必要はありません。

不明な情報を推測で埋めない

「未確認」はまだ調べていない状態、「不明」は調べても分からなかった状態として区別すると、次の作業が分かります。制作年が推定なら、確定年のように見せず「頃」「推定」などを添えます。作者名の異体字や作品に書かれた表記も、勝手に現代的な表記へ直さないようにします。

例えば裏面に年号がある場合は、その面の写真を残し、台帳に根拠を書きます。以前の目録と現物の表記が違うときは、片方を消して統一する前に差異を記録してください。作品情報の詳しい確認方法は作品情報を整える手順で扱います。

画像と現物を同じIDで結ぶ

作品に直接シールや筆記をするのではなく、作品を傷めない管理方法を担当者と決めます。梱包材の管理札や棚の一覧などでも、作品IDを確認できます。写真にはIDを含む名前を付け、撮影後に一覧と点数を照合してください。

表面、裏面、細部の画像がある場合は、一枚の代表画像だけで完了としないようにします。組作品なら、全体と各部分の関係を台帳へ記します。命名の例は作品写真のファイル名の付け方を参考にしてください。

移動した日に所在を更新する

貸出、撮影、展示、返却のたびに、日付・移動先・担当者を記録します。過去の所在を毎回上書きして消すのではなく、履歴を別のシートなどへ残すと、後から経緯を確認できます。返却時には台帳上の状態と現物を照合します。

完成した表は一か所だけに置かず、更新前の版とバックアップを残します。まず少数の作品で「画像を探す」「貸出を記録する」「公開用一覧を作る」を実際に試しましょう。続けられる項目から始め、必要になった情報を追加する方が、未入力の多い大きな表を作るより運用しやすくなります。