会社案内と製品カタログは同じものでよい？ 知る説明と選ぶ資料の分け方

会社を紹介する原稿と、製品の写真や仕様表がそろったとき、「全部を一冊に載せれば済むだろうか」と迷うことがあります。会社のことを知りたい人と、製品を比べて選びたい人では、先に必要な情報が違います。

会社案内と製品カタログを同じ冊子にするかは、名前だけで決めなくてもかまいません。誰に、どの場面で渡すのか。会社紹介と製品情報が、同じ時期に更新されるのか。この二つから、まとめる範囲と分ける範囲を考えましょう。

最初に知ってほしいことと、選ぶために必要なこと

初めて会う相手へ渡す会社案内なら、「何を扱う会社か」「どのような仕事を相談できるか」「どこへ問い合わせるか」が入口になります。沿革や設備の説明も、相手に知ってほしいことと結び付けて載せます。

製品を検討する相手には、候補の違いを確かめられる情報が必要です。写真だけでなく、用途、寸法、型や品番、仕様、使用条件など、選択に関わる項目をそろえます。どの項目が必要かは、扱う製品によって変わります。

公開資料の例として、システムエグゼの資料一覧では、会社概要や事業内容をまとめる会社案内と、製品概要をまとめる総合カタログが別に案内されています。これは資料を分けている実在例で、別冊にすれば成果が上がると示すものではありません。

会社紹介の原稿と、三製品の情報を分けてみる

ここでは、照明器具を扱う会社の構成案を考えます。会社紹介の見出しを「暮らしの灯りを、使う場所から考える」とし、その下に、扱うもの、製作・相談の流れ、問い合わせ先を説明する原稿を置く案です。実際に使う会社名や説明は、会社の担当者が事実と掲載範囲を確かめて整えます。

会社紹介の原稿案：使う場所や置き方から、灯りを選ぶご相談をお受けします。取り扱う製品と、それぞれを確かめる資料をご案内します。

製品資料には「卓上型」「背の高い型」「壁付け型」の三つを置き、使う場所の候補と、比較に必要な情報を分けます。次の表は、原稿や仕様を集めるための構成案です。寸法、性能、価格などが確認済みの製品を紹介したものではありません。

三製品を選ぶための情報の集め方

製品の呼び名	比較するために用意する情報
卓上型	机などに置く場面の候補と、設置寸法、型・品番、確認済みの仕様をそろえる。
背の高い型	置き場所の候補と、高さや台座などの寸法、型・品番、確認済みの仕様をそろえる。
壁付け型	取り付ける場面の候補と、設置条件、型・品番、確認済みの仕様をそろえる。

この三つを会社案内へ載せるなら、「どのようなものを扱うか」を伝える紹介にとどめる案もあります。製品を選べる資料にするなら、写真で違いが見えることに加え、必要な条件を同じ項目で比べられるようにします。写真や形だけで設置可否や性能を判断できるとは扱いません。

一冊・別冊・差し込みを、渡し方から比べる

会社紹介と製品情報を同じ相手へ、同じ場面で渡すことが多いなら、一冊にまとめる案を考えられます。会社の説明を先に置き、製品を選ぶ部分へ進むなど、読み始める位置を分かるようにします。

会社を紹介する相手と製品を検討する相手が違う、または必要な製品だけを渡したい場合は、別冊や差し込みも候補になります。次は、同じ会社原稿と三製品を使う三つの構成案です。

会社紹介と三製品を載せる、三つの構成案

作り方	渡し方と、更新で確かめること
一冊にまとめる	会社紹介から三製品へ続けて見せる。製品の仕様が変わったとき、冊子全体をどう改訂するか決める。
別冊にする	会社案内と製品資料を必要に応じて組み合わせる。二冊の説明や窓口、渡す版が食い違わないようにする。
製品資料を差し込む	会社案内へ必要な製品の紙面を添える。紙の大きさ、入れる場所、差し替えと渡し忘れの確認方法を決める。

差し込みを選べば自動的に管理が簡単になるわけではありません。誰がどの製品の資料を用意し、渡す前に版を確かめるかも必要です。一冊でも別冊でも、実際に手渡す人が無理なくそろえられる形を考えます。

情報が変わる時期と、確認する担当をそろえる

会社の事業説明や連絡先と、製品の仕様や販売状況は、同じタイミングで変わるとは限りません。今の資料を見ながら、変更の可能性がある項目と、その情報を確認できる担当者を書き出します。

• 会社紹介の原稿は、誰が内容と掲載範囲を確認するか。
• 各製品の写真、型・品番、仕様、使用条件は、どの担当が確かめるか。
• 改訂したとき、旧版を配布しないために誰が在庫や配布用データを確認するか。
• 会社案内と製品資料の名称や問い合わせ先が、一緒に直るようになっているか。

印刷した冊子とPDFを併用するなら、どちらを更新したかも共有します。発行日や改訂の表示をどこへ置くかを決めておくと、渡す人が版を確かめる手がかりになります。今回の構成案では、実際の版や改訂手順が決まったとは扱いません。

写真・原稿・仕様表の、どこから制作を頼むか

制作先へは、「会社の説明を整えたい」「既存の製品写真を使いたい」「撮り直しが必要か相談したい」「仕様表の項目をそろえたい」と、依頼したい部分を分けて伝えます。手元にある会社原稿と三製品程度の資料から、必要な作業を考えることもできます。

製品の撮影では、全体の姿を見せる写真と、選ぶ際に確かめたい箇所の写真で役割が違うことがあります。掲載用途と、写真から伝えたい点を伝えて相談します。実物の寸法や仕様の確定は、会社・製品担当者の確認と分けて進めます。

最初の相談では、渡す相手と場面、会社紹介と製品選定のどちらを重くするか、更新が想定される項目をお知らせください。一冊、別冊、差し込みのどこまで作るか、撮影と編集の範囲を一緒に整理できます。

複写 HUKUSYAの企業資料の撮影・データ化と冊子制作では、製品撮影や既存資料の複写から、会社案内・カタログへの編集をご相談いただけます。手元の原稿と製品資料を見ながら、今回まとめる情報と、更新時に差し替えたい情報をお聞かせください。