廃番製品の問い合わせで、当時のカタログと現在の案内を分ける
同じ型番の古いカタログでも、発行年によって掲載内容は変わります。2018年版の説明へ戻る索引と、更新日を持つ現在の案内を分け、注文・在庫・修理の問い合わせに何を渡すか考えます。
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会社の歩みを、
次の担当者へ。
企業資料のコラム4ページ目
広告、製品カタログ、記録写真。
何の資料か、どこまで残すか。
引き継ぎと活用の準備を、ここから。
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資料名と年代
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企業資料
古い見本帳を、元ページへ戻って比べられる資料にする
古い見本帳の一部を比較資料に使うときは、部分画像と元のページを一緒に残します。比べたい形を一つ選び、切り取った範囲と出所へ戻れるようにして、いま確認が必要な仕様と分ける編集を考えます。
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製品写真と図案を、同じ仕様で後継者へ渡す
写真、図案、印刷見本が残っていても、同じ製品の同じ仕様とは限りません。紹介したい製品を一つ選び、形や型の記載から資料の対応を確かめ、使える組と未確認を分けて後継者へ渡します。
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周年冊子で再現写真を使う 当時の記録写真と分けて紹介する
再現行事を撮った写真は、当時の実記録とは分けて紹介します。公開資料の写真を例に、出来事の年月と撮影日、近くに添える説明、年表での掲載位置を考えます。
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古い実績表を社史のグラフにする 集計範囲が変わった年をつながない
社史の実績表をグラフにする前に、集計範囲と算出方法を確認します。横浜市の四年分の人口を例に、原数値を残し、条件が変わった区間を線で結ばずに伝える掲載案を紹介します。
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観測間隔の違う記録を社史へ載せる 年の空白を等間隔にしない
不定期に残された記録を社史の図にするとき、日付の間隔も情報になります。公開報告書の三つの記録を例に、経過した時間を保つ配置と、資料にない値を補わない編集を考えます。
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社史に二つの推移を載せる 二軸の線の重なりを根拠にしない
社史や周年冊子で単位の違う二つの推移を紹介するとき、二軸の交点を出来事の根拠にしないために。横浜市の公開データを使い、目盛りだけを変えた図と、年度をそろえて上下に分けた案を比べます。
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BEFORE THE NEXT STEP
資料の山を、
引き継げる記録へ。
すべて決めてから相談する必要はありません。まだ分からない項目は、未定のままで大丈夫です。
何の資料か、分かる範囲から
資料名、年代、製品名や出来事、所管する部署。画像と照合する手がかりを、今ある一覧から整理します。不明な情報を推測で埋める必要はありません。
社内に残すことと、社外へ見せること
記録する資料のすべてを公開する前提にはしません。社外へ掲載する候補と、機密情報・利用条件を確認する担当者を分けて考えます。
資料の返却と、確認・納品の予定
原物を預けられる期間、返却希望日、社内の確認・決裁、画像の納品、記念誌の配布やWeb公開。必要な日をひとつの「納期」にまとめず共有します。
PREPARE FOR A HANDOVER
仕様の前に、
使う場面をそろえる。
以下は記事ではなくサービスページの案内です。一覧作成や画像の整理が必要な場合は、その作業範囲も分けて相談します。
FROM READING TO ACTION
資料一覧が途中でも、
使い道からご相談を。
画像データの納品と、記念誌・カタログ・Webの制作は別の依頼範囲です。資料の種類と目的、分かっている条件からお聞かせください。
Q & A
このテーマで気になること。
資料名や年代が分からなくても相談できますか？
分かる範囲の情報からご相談いただけます。今ある資料一覧や整理の状況をお知らせください。画像と資料をどう対応させるか、一覧作成やファイル整理をどこまで行うかは、依頼範囲として確認します。
社外に見せられない資料は、最初から送る必要がありますか？
最初のご相談では、資料の種類や制限事項だけでも構いません。機密情報そのものを送る前に、原物の持ち出し可否、確認担当、受け渡し方法をご相談ください。未確認の出張・保管対応を前提にはしません。
データ化すると、文字検索や資料管理もできるようになりますか？
画像として残すことと、OCR・全文検索・資料管理システムは別です。このタグの案内は、それらの機能を提供・保証するものではありません。必要な機能や指定の納品仕様がある場合は、相談時に区別してお知らせください。